מהי הוצאה מוכרת ולמה היא מקטינה את המס

"הוצאה מוכרת" הוא קיצור של "הוצאה מוכרת לצורכי מס". הכוונה להוצאה שהעסק מוציא, שתורמת לייצור ההכנסה ולפעילות התקינה שלו, ושרשויות המס מסכימות להתייחס אליה כהוצאה שמקטינה את הרווח. בפועל, לפני שמחושב המס שהעסק צריך לשלם, ההוצאות המוכרות מנוכות מסך ההכנסות. כך העסק משלם מס רק על הרווח שנותר אחרי ההוצאות, ולא על כל מחזור ההכנסות.

ההשפעה של כל שקל מוכר תלויה במדרגת המס של העוסק: ככל שהמדרגה גבוהה יותר, כך הניכוי חוסך יותר מס בפועל. מי שרוצה להבין איך ההכנסה החייבת מתחלקת בין המדרגות יכול לעיין בהסבר על מדרגות מס הכנסה באתר כל זכות, ובמאמר שלנו על מדרגות מס הכנסה וכמה באמת נשאר ביד.

מאחר שמדובר בהפחתה ישירה של המס, הכללים שקובעים מה נחשב הוצאה מוכרת ומה לא הם ברורים ומפורטים יחסית, ורשויות המס בודקות אותם בקפידה. על פניו, הוצאה מוכרת מוגדרת כהוצאה שמטרתה להגדיל את הכנסות העסק. בפועל, הקשר בין ההוצאה לבין ההכנסה לא חייב להיות ישיר והחלטי. הוא יכול להיות גם עקיף, כל עוד ברור שההוצאה משרתת את הפעילות העסקית.

כך, למשל, חלק מהארנונה, הוצאות תקשורת ביתיות, כיבוד ואוכל בהיקף קטן ולעיתים גם חלק משכר הדירה יכולים להיחשב הוצאה מוכרת, בעיקר כשיש בבית משרד ביתי שמשמש את העסק. גם הפקדות לקרן השתלמות ולביטוחים מסוימים יכולות להיות מוכרות לעצמאים. מידע על הכללים של קרן השתלמות באתר כל זכות מסביר את התנאים, ובמאמר על משיכה מקרן השתלמות בלי מס נראה מתי הכסף זמין. מי שרק מתחיל את הדרך יכול להיעזר גם במדריך לפתיחת עסק מול רשויות המס, שכן ההגדרה של העסק כבר בשלב הפתיחה משפיעה על ההוצאות שיוכרו בהמשך.

סוג העסק קובע: הוצאות שוטפות מול רכוש קבוע

כלל האצבע הראשון: הוצאה מוכרת נקבעת לפי סוג העסק, אופיו והפעילות שלו. עסק משרדי יכול לדווח כהוצאה על דפי A4, סיכות שדכן, עטים וטושים. משפחתון יכול לדווח על הוצאות אוכל, עד רמה מסוימת ובתנאי שהילדים מקבלים ארוחה במסגרת השהות בו, וכן על צעצועים ומשחקים. אותה הוצאה בדיוק יכולה להיות מוכרת לעסק אחד ולא מוכרת לעסק אחר.

שני סוגי הוצאות

ההוצאות מתחלקות לשני סוגים. הוצאות שוטפות הן הוצאות שחוזרות כל הזמן, על בסיס חודשי או תכוף, כמו חבילות דפים במשרד עמוס מסמכים. הוצאות רכוש קבוע הן פריטים שהעסק רוכש ומשמשים אותו לאורך זמן, כמו מחשבים, מסכים, כיסאות ושולחנות.

הוצאות שוטפות מתקבלות כמוכרות בקלות יחסית וכמעט ללא מגבלה, ואילו ברכוש קבוע צריך להיזהר מהגזמה. משרד עם שלושה עובדים יכול לרכוש שלושה כיסאות אחת לשנתיים-שלוש ולדווח עליהם כהוצאה. הוא לא יכול לרכוש עשרה כיסאות, וגם לא שלושה כיסאות כל חודש או חודשיים, כי ברור שאז הכיסאות אינם משמשים את המשרד עצמו אלא נרכשו למטרה אחרת.

עסק בלי משרד

עסק שאין לו משרד או משרד ביתי לא יכול לדווח על כיסאות כהוצאה עסקית, אלא אם הוא עוסק, למשל, בהשכרת ציוד לאירועים. באותו אופן, עסק בלי משרד ביתי יתקשה לדווח על מחשב חדש או על נייר מדפסת. סוג העסק הוא שמבדיל בין מה שיכול להיות מוכר לבין מה שלא.

דוגמה נוספת ממחישה את העיקרון: מחשב יקר בסכום של חמש ספרות יהיה הוצאה מוכרת לעורך וידאו, גם אם הוא מחליף אותו כל שנתיים, כי ברור שהעבודה מחייבת מחשב חזק. לבעלי סטודיו לשיעורי זומבה אותו מחשב יוכר בקושי, אלא אם יוכיחו שהם עורכים בו סרטונים ותמונות לשיווק, וגם אז מדובר במקרה גבולי.

הכרה חלקית בציוד שמשמש גם לשימוש פרטי

רכוש קבוע שאין לו קשר ישיר להכנסה לא תמיד יוכר במלואו. קחו מקרה טיפוסי: מחשב חדש שנרכש ב-4,000 ש"ח עשוי להיות מוכר רק בהיקף של 1,500 ש"ח, וטלפון סלולרי חדש עשוי להיות מוכר רק בחלק מעלותו. הסיבה היא שרשויות המס טוענות, ובמקרים רבים בצדק, שהמחשב והטלפון משמשים גם לצרכים אישיים. היקף ההכרה תלוי בגובה ההוצאה, בסוגה, בתדירות של הוצאות דומות (טלפון חדש כל שלושה חודשים או כל שנה וחצי?) ובאופי העסק. עסק שמוכר טלפונים סלולריים, לעומת זאת, יקבל הכרה מלאה על כל מכשיר שהוא קונה למלאי.

משרד ביתי, תקשורת ושכר דירה

עצמאים רבים עובדים מהבית, ולכן ההוצאות של המשרד הביתי הן לרוב החלק הראשון שכדאי לבדוק. כשיש בבית חדר או פינה שמשמשים את העסק, חלק יחסי מהוצאות הבית יכול להיות מוכר. הרשימה כוללת ציוד משרדי, מחשב, תקשורת, פקס, אינטרנט וקו טלפון.

חשמל, ארנונה וחומרי ניקוי

לעסק עם משרד ביתי מוכר בדרך כלל כרבע מהוצאות החשמל, הארנונה, ועד הבית וחומרי הניקוי. הכלל הזה פשוט יחסית לניהול, כי אין צורך למדוד צריכה בפועל של כל חדר. חשבוניות החשמל והארנונה נשמרות, ורבע מסכומן נרשם כהוצאה. מי שרוצה לבדוק גם הטבות בחשבון החשמל עצמו יכול לעיין בעמוד הנחה בחשבון חשמל באתר כל זכות.

קו טלפון ואינטרנט

קו טלפון מוכר ביתר קלות כשהמספר מפורסם בחומרי השיווק של העסק, ובמיוחד כשמדובר בקו נפרד עם מספר ייעודי לעסק. כך קל להראות שהקו משמש לפעילות עסקית ולא לשיחות פרטיות. אותו היגיון חל על חבילת אינטרנט: ככל שהשימוש העסקי ברור ומתועד, כך ההכרה רחבה יותר.

שכר דירה

על פניו, שכר דירה על בית שבו פועל משרד ביתי אמור להיות מוכר חלקית. בפועל זה בעייתי, כי במקרים רבים בעל הדירה אינו מוציא חשבונית או קבלה על ההכנסה. כשהמשכיר מדווח על ההכנסה מהשכירות לרשויות המס ומוציא מסמך מתאים, אפשר לבדוק את רישום החלק היחסי כהוצאה. שוכרים שרוצים להבין את מערכת היחסים מול בעל הדירה מעבר לשאלת המס יכולים לקרוא על זכויות שוכר דירה.

הוצאה מוכרת - כל מה שהעצמאים צריכים לדעת

מעבר לכך, כיבוד קל למשרד, תיקונים ושיפוצים במשרד ואחזקת מחסן לציוד, כולל ארנונה, חשמל, שכירות, ניקיון ותחזוקה של המחסן, יכולים גם הם להיכלל בהוצאות, בהתאם לשימוש בפועל.

ביגוד, שיווק, השתלמויות, נסיעות לחו"ל והוצאות חריגות

מעבר להוצאות המשרד, יש קבוצה של הוצאות שעצמאים נוטים לפספס או לטעות בהן. חלקן שגרתיות, כמו שיווק וביטוח, וחלקן פחות צפויות, כמו גניבה או הוצאות משפט. הנה הפירוט לפי נושא.

ביגוד

ביגוד הוא נקודה שנויה במחלוקת. בגד שמודפס עליו לוגו העסק, כשהעובדים מונחים לעבוד בו, הוא הוצאה עסקית לכל דבר ומוכר במלואו. השאלה מורכבת יותר כשמדובר, למשל, בסוכן ביטוח שרוצה לדווח על ז'קט או חולצה מכופתרת שבהם הוא נפגש עם לקוחות. כל עוד אין הגזמה ויש מרווח זמן סביר בין רכישה לרכישה, ביגוד כזה עשוי להיות מוכר עד 80% מעלותו. עשר חולצות בחודש, לעומת זאת, לא יעברו. קחו מקרה טיפוסי נוסף: קוסם שמופיע בפני ילדים רוכש מכנסיים עם נצנצים להופעות. ברור שאין להם שימוש פרטי, ולכן ניתן לדווח עליהם כהוצאה מלאה.

שיווק וביטוחים

הוצאות שיווק מוכרות באופן רחב: שיווק ישיר, קידום ממומן, קידום אורגני, הדפסת כרטיסי ביקור וכרזות, שם מתחם, אחסון אתר, הקמת אתר ודמי אחזקה חודשיים. מי שמשווק ברשתות החברתיות יכול להיעזר במאמר על פתיחת דף עסקי בפייסבוק. ביטוחים מוכרים חלקית בהתאם לסוג העסק, וביטוח צד שלישי על לקוחות או קהל, למשל בתחום הבידור, מוכר גם הוא. במאמר על החזר מס על ביטוח חיים מוסבר מסלול הטבה נוסף שקשור לביטוח.

ספרות מקצועית, השתלמויות ולימודים

ספרות מקצועית מוכרת כשהיא קשורה ישירות לתחום העסק. עסק שמוכר ספרים או קומיקס יכול, כמובן, לרשום את רכישת המלאי כהוצאה. השתלמות מקצועית או לימודים מוכרים במלואם כשיש קשר בין התוכן לבין תחום העיסוק. גם קורסים בנושאים כלליים שמשרתים את העבודה, כמו מכירות, סגנונות תקשורת, אנגלית או יישומי Microsoft Office, יכולים להיות מוכרים. כך גם אימון עסקי, סדנאות והרצאות.

נסיעות לחו"ל

נופש פרטי ביוון לא יוכר, אבל נסיעה לכנס עסקי כן. קחו מקרה טיפוסי: קוסם שטס פעם בשנה לכנס מקצועי גדול באנגליה, שכולל הופעות, הרצאות, סדנאות ורכישת ציוד. כרטיסי הטיסה, המלון, התחבורה הציבורית או הרכב השכור, הארוחות ולמעשה כל הוצאה מהרגע שיצא לשדה התעופה ועד שחזר אליו יכולות להיות מוכרות, כשהנסיעה עסקית לגמרי ואין בה מרכיב פרטי. חשוב לשמור הוכחות על הכנס או על המטרה העסקית. הכללים של לינה, אוכל ושהייה מפורטים במאמר על הוצאות אש"ל.

הוצאות משפט וגניבה

בחלק מהמקרים הוצאות על הליכים משפטיים ושכר טרחת עורכי דין יכולות להיות מוכרות. נושא ההליך חייב להיות קשור ישירות לפעילות העסק, ולפי הכלל המקובל הנתבע צריך להיות בעל תפקיד בכיר בעסק, כך שהפסד בהליך פוגע בשמו של העסק. גם גניבה עשויה להיות מוכרת: כסף, ציוד או מלאי שנגנבו יכולים להיחשב הוצאה, בהתאם למה שנגנב ומהיכן, מהבית הפרטי או מהמשרד.

הוצאות רכב: מה מוכר ובאיזה שיעור

הוצאות הרכב מבוססות על אותה חלוקה בין רכוש קבוע להוצאות שוטפות. ברכב פרטי רגיל, עלות הרכישה עצמה נחשבת רכוש קבוע ואינה מוכרת כהוצאה רגילה. ההוצאות השוטפות סביב הרכב, כמו דלק, ביטוח, תיקונים, אגרות רישוי וטסט, מוכרות בחלקן.

ברכב פרטי שמשמש את העסק, ההוצאות השוטפות מוכרות לרוב בכ-35% מעלותן, והשיעור עשוי להשתנות לפי סוג העסק. חניות ונסיעות בתחבורה ציבורית או במוניות שקשורות לעסק נרשמות בנפרד, ועדיף לשמור הוכחה לקשר העסקי.

העיוות המובנה

לשיטה הזו יש עיוות בולט. בעל עסק לבניית אתרים שיושב בבית רוב היום, ויוצא לפגוש לקוח אחת לשבוע ליד הבית, מקבל הכרה בשיעור דומה מאוד לזה של עסק שעוסק במשלוחי צעצועים ונוסע כל היום. העסק השני צורך הרבה יותר דלק לצורכי העבודה, ובכל זאת שיעור ההכרה הבסיסי דומה.

רכב מסחרי כבד

הכרה בחלק גדול יותר, ועד מלוא ההוצאה, אפשרית רק לעסקים מסוימים ולרכבים מסוימים. ברכב מסחרי ששוקל מעל 3.5 טון, כמו חלק מהמסחריות הכבדות, חלק מהטנדרים הגדולים וכל משאית, כל הוצאה שקשורה לרכב מוכרת במלואה, כולל רכישתו כרכוש קבוע.

מי שמתלבט איך להחזיק רכב לעסק יכול להיעזר במאמר על ליסינג מול קניית רכב מבחינת מיסוי, ובטיפים לצמצום ההוצאה עצמה במאמר על חיסכון בעלויות אחזקת הרכב. הכרה של 35% אינה מחזירה את ההוצאה כולה, ולכן גם הוזלת ההוצאה עצמה משתלמת.

איך מחושב היקף ההכרה: אחוזים קבועים ופחת

לא כל הוצאה מוכרת במלואה, ויש שתי שיטות עיקריות לקבוע איזה חלק ממנה ינוכה. השיטה הראשונה היא שיעור קבוע: לגבי חלק מההוצאות, כמו דלק ושאר הוצאות הרכב, נקבע בכללים איזה אחוז מההוצאה יוכר, לפי סוג העסק. השיטה השנייה היא פחת, שחלה על רכוש קבוע.

מחשב חדש אינו מנוכה בבת אחת ברגע הרכישה, אלא לפי פחת שנתי של 33% מערכו. כלומר, רשויות המס מניחות שהמחשב מאבד שליש מערכו בכל שנה, וירידת הערך הזו נרשמת כהוצאה. כך ההכרה בהוצאה מתפרסת על פני כמה שנים במקום להתרכז בשנת הרכישה.

הטבלה מרכזת את שיעורי ההכרה שהוזכרו לאורך המאמר. השיעורים הם כללים מקובלים, ובמקרים חריגים ההכרה בפועל עשויה להיות שונה בהתאם לנסיבות העסק ולתיעוד.

סוג ההוצאה שיעור ההכרה המקובל תנאי עיקרי
חשמל וארנונה בבית 25% קיום משרד ביתי
ועד בית וחומרי ניקוי 25% קיום משרד ביתי
הוצאות שוטפות של רכב פרטי 35% שימוש הרכב לצורכי העסק
רכב מסחרי מעל 3.5 טון 100% כולל רכישת הרכב
ביגוד עם לוגו העסק 100% הנחיה ללבוש בעבודה
ביגוד ללא לוגו לפגישות עד 80% ללא הגזמה בכמות ובתדירות
מחשב (פחת) 33% בשנה רכוש קבוע
מע"מ על הוצאות רכב, שימוש עיקרי עסקי 66% חשבונית מס
מע"מ על הוצאות רכב, שימוש עיקרי פרטי 25% חשבונית מס

מקור: ריכוז מערכת של שיעורי ההכרה המקובלים מול רשות המסים. רקע על קיזוז מס תשומות: ויקיפדיה - מס ערך מוסף.

השילוב בין שתי השיטות חשוב לתכנון: רכישה גדולה של ציוד בסוף השנה לא תקטין את המס של אותה שנה באותה מידה שהוצאה שוטפת בסכום זהה הייתה מקטינה, כי חלק ניכר ממנה יוכר רק בשנים הבאות. מי שבונה תחזית עסקית לעסק יכול לשלב בה את קצב הפחת כדי לקבל תמונה מדויקת יותר של הרווח החייב בכל שנה.

קיזוז מע"מ מהוצאות העסק

כל מה שתואר עד כאן נוגע בעיקר למס הכנסה. מול מס ערך מוסף - מע"מ הכללים שונים ופשוטים יותר. עוסק מורשה יכול לקזז את המע"מ ששילם על הוצאה שקשורה לעסק, באופן ישיר או עקיף, בתנאי שיש בידיו חשבונית מס. המע"מ ששולם על ההוצאה, שנקרא מס תשומות, יורד מהמע"מ שהעסק צריך להעביר.

בלי חשבונית מס אין אפשרות לקזז מע"מ, גם כשההוצאה עצמה עסקית לחלוטין. מאותו היגיון, הוצאות שלא שולם עליהן מע"מ אינן מזכות בקיזוז: קבלה מעוסק פטור, הוצאה בחו"ל או משלוח של ציוד מחו"ל אינם כוללים מע"מ ישראלי שאפשר לקזז.

הוצאות שהקיזוז בהן מוגבל

יש הוצאות שהחוק מגדיר כחריגות, שבהן לא ניתן לקזז את מלוא המע"מ גם כשיש חשבונית מס שמציינת אותו. הרכב הוא הדוגמה הבולטת. כשהשימוש ברכב הוא בעיקרו עסקי, מקוזזים כשני שלישים (66%) מהמע"מ ששולם על הוצאותיו. כשהשימוש בעיקרו פרטי, מקוזז רבע (25%) בלבד.

ההבדל בין מס הכנסה למע"מ

חשוב להבחין בין שני המסלולים. הוצאה יכולה להיות מוכרת בחלקה במס הכנסה, ובמקביל המע"מ עליה יקוזז בשיעור אחר או במלואו. לכן הרישום צריך להפריד בין סכום ההוצאה לפני מע"מ לבין סכום המע"מ עצמו. מי שרוצה להעמיק במעמד העוסק, בשיעור המס ובאופן קבלת ההחזר יכול לקרוא את המאמר המלא על מע"מ באתר. עסקאות חליפין, שבהן לא עובר כסף, מעוררות שאלות מע"מ נפרדות, ועליהן מורחב במאמר על מיסוי עסקאות סחר חליפין.

רשימה מרוכזת ואיך מתנהלים נכון מול רשויות המס

הנה רשימה עניינית של הוצאות שכדאי לבדוק אם הן מדווחות, וכמה מהן עשוי להיות מוכר. בחלק מהן ההכרה מלאה ובחלק חלקית, כפי שפורט בסעיפים הקודמים:

  • אחזקת משרד ביתי או משרד מחוץ לבית, ציוד משרדי וכיבוד קל.
  • ארוחות עסקיות ואירוח של לקוח פוטנציאלי או אורח עסקי מחו"ל.
  • נסיעות עסקיות לחו"ל, כולל טיסה, לינה, אוכל ותחבורה.
  • ארנונה, חשמל ומים.
  • תקשורת: אינטרנט, סלולרי וקווי טלפון.
  • פחת על ציוד טכנולוגי, כמו מחשב, וכן אחזקה ותיקונים.
  • אימון עסקי: סדנאות, הרצאות ומפגשים אישיים עם מאמן.
  • שיווק: קידום אורגני, קידום ממומן, אחסון והקמת אתר, יחסי ציבור.
  • ביגוד מקצועי או ביגוד לעבודה מול לקוחות.
  • ביטוחים הקשורים לפעילות העסק.
  • ציוד משרדי: דפים, שדכנים, סיכות, טושים, מדפסת ומכונת צילום.
  • הנהלת חשבונות ואנשי מקצוע עצמאיים שנותנים שירות לעסק.
  • ניקיון: ציוד ותשלום לעובד ניקיון.
  • משלוחים של ציוד עסקי מספקים ואל לקוחות.
  • תחבורה ציבורית, מוניות וחניות.
  • משכורות לעובדים ועמלות לסוכנים, לעובדים, לעצמאים ולבנקים.
  • השתלמויות, לימודי התמקצעות וקורסים.
  • הוצאות משפט שקשורות לעסק.
  • סחורה ומלאי.
  • מחסן לציוד, כולל ארנונה, חשמל, שכירות, ניקיון ושיפוצים.
  • רכב: דלק, תחזוקה, תיקונים, ביטוח, טסט ואגרות, ובמקרים מסוימים גם עלות הרכב.
  • תיקונים ושיפוצים במשרד.

לא לסנן לבד

הכללים מורכבים, והפרשנויות עלולות לבלבל. הגישה המומלצת היא לא להחליט לבד מה לדווח, אלא להעביר לרואה החשבון או למייצג המס כל קבלה וחשבונית שעשויה להיות מוכרת. איש המקצוע מכיר את הכללים והפסיקה, ויכול לסנן מתוך כל החומר מה עובר כהוצאה מוכרת, באיזה שיעור, ומה מוגזם ולא יעמוד בבדיקה. התנהלות כזו חוסכת גם החמצה של הוצאות לגיטימיות וגם רישום של הוצאות שעלולות להוביל לשומה ולקנסות.

במקביל, כדאי לשמור כל מסמך באופן מסודר: חשבוניות מס לצורכי מע"מ, קבלות לצורכי מס הכנסה, ותיעוד שמסביר את הקשר העסקי, כמו הזמנה לכנס או חומר שיווקי שבו מופיע מספר הטלפון של העסק. פירוט נוסף על גבולות הניכוי מופיע במאמר הוצאות מוכרות לעצמאי - מה מותר לנכות ומה לא.

מקורות