הוצאות אש"ל - האם מוכרת כהוצאה?

מה נחשב הוצאות אש"ל ולמה יש להן כללים נפרדים

אש"ל הם ראשי תיבות של אוכל, שתייה ולינה. המונח מתאר את ההוצאות שנוצרות כשעובד או בעל עסק נמצא רחוק מהבית וממקום העבודה הרגיל בגלל משימה מקצועית. שכיר שנשלח על ידי המעסיק לפגישות בעיר אחרת, טכנאי שעובד כמה ימים באתר מרוחק ועצמאית שטסה לכנס מקצועי באירופה נמצאים כולם באותו מצב: הם מוציאים כסף על דברים שבשגרה לא היו נדרשים להם, או לפחות לא באותו היקף.

ההיגיון שמאחורי החזר או ניכוי של הוצאות אש"ל פשוט. עובד שנשלח למשימה לא אמור לממן מכיסו הוצאות שנכפו עליו בגלל העבודה, ובעל עסק לא אמור לספוג הוצאה עסקית אמיתית בלי שתובא בחשבון בחישוב המס שלו. מצד שני, אוכל ושתייה הם צורך יומיומי של כל אדם. מי שאוכל צהריים במסעדה בזמן נסיעת עבודה היה אוכל צהריים גם במשרד או בבית, ולכן רשויות המס זהירות מאוד בהכרה בהוצאות האלה.

המתח בין הוצאה עסקית אמיתית לבין צריכה פרטית הוא הסיבה שהוצאות אש"ל מוכרות רק בתנאים מוגדרים ועד תקרות קבועות. לינה, לעומת זאת, היא בדרך כלל הוצאה שלא הייתה קיימת בלי הנסיעה: מי שגר בתל אביב ונשלח לחמישה ימי עבודה באילת לא היה משלם על מלון אילולא המשימה. לכן ברוב המקרים קל יותר להצדיק החזר על לינה מאשר על ארוחות.

חשוב להבחין בין שני מסלולים שונים לגמרי. אצל שכירים השאלה היא מה המעסיק חייב לשלם, ומה סוכם בחוזה. אצל עצמאים השאלה היא מה רשות המסים תכיר כהוצאה שמקטינה את ההכנסה החייבת. לכל מסלול יש כללים משלו, והם מפורטים בסעיפים הבאים. מי שרוצה להבין את העיקרון הכללי שמאחורי ניכוי הוצאות יכול לקרוא גם את המדריך על הוצאה מוכרת לעצמאים.

שכירים: האם המעסיק חייב להחזיר הוצאות אש"ל?

חוק כללי שמחייב מעסיק לשלם לשכיר הוצאות אש"ל אינו קיים, גם כשמדובר בשליחות חד פעמית רחוקה מהבית וגם כשהשליחות מחוץ לגבולות ישראל. לגבי אוכל ושתייה ההיגיון ברור יחסית, כי העובד נדרש לממן לעצמו מזון גם בימים רגילים. לגבי לינה המצב פחות מובן מאליו: עובד שנשלח לכמה ימים לעיר מרוחקת נאלץ ללון מחוץ לביתו בגלל הוראה של המעסיק, ובכל זאת אין סעיף חוק כללי שמחייב החזר.

בפועל, מעסיקים רבים מכסים את ההוצאות האלה ביוזמתם, ובמיוחד את הלינה. בתפקידים שבהם צפויות נסיעות למשימות מרוחקות, הנושא מעוגן פעמים רבות בחוזה ההעסקה שנחתם בתחילת העבודה. לכן הצעד הראשון של כל שכיר שעומד לצאת לנסיעת עבודה הוא לפתוח את החוזה ולבדוק מה כתוב בו על החזר הוצאות, ואם אין התייחסות - לסכם עם המעסיק מראש, ובכתב, על מה יתקבל החזר.

יש קבוצות שבהן החובה כן קיימת. עובדי מדינה זכאים להחזרים לפי הכללים שחלים עליהם, ועובדי ענף הבנייה, התשתיות והשיפוצים מכוסים בצו הרחבה מיוחד שמפורט בסעיף הבא. הסקירה הרחבה על זכויות עובדים בישראל עוזרת להבין אילו זכויות נובעות מחוק, אילו מצו הרחבה ואילו מהסכם אישי.

סכום יומי קבוע במקום קבלות

בנסיעות עבודה לחו"ל נפוץ מאוד שהמעסיק מכסה את כל ההוצאות: טיסות, הסעות לשדה התעופה וממנו, התניידות בעיר היעד, לינה וארוחות. הסדר מקובל לגבי אוכל ושתייה הוא סכום יומי קבוע שנקבע מראש. בהסדר כזה העובד יודע מראש כמה כסף יקבל לכל יום, והמעסיק בדרך כלל פוטר אותו מהצגת קבלות על ארוחות. כדאי להעלות את הנושא לפני הנסיעה ולא אחריה, כשכבר קשה לשנות את מה שסוכם.

מה כדאי לבדוק מול המעסיק לפני היציאה

• האם הלינה מוזמנת ומשולמת על ידי המעסיק, או שהעובד משלם ומקבל החזר מול קבלה.
• האם יש סכום יומי לארוחות, ואם לא - איזו רמת הוצאה תאושר.
• האם מוניות מאושרות, או שיש ציפייה לנסיעה בתחבורה ציבורית.
• תוך כמה זמן יש להגיש דוח הוצאות, ובאיזה פורמט.

עובדי בניין ושיפוצים: חובה לפי צו ההרחבה

ענף הבנייה, התשתיות והשיפוצים הוא דוגמה בולטת לחריג לכלל שלפיו אין חובה לשלם אש"ל. לפי צו ההרחבה בענף, עובד בניין, כולל עובד שיפוצים ומנהל עבודה, שהמעסיק דורש ממנו ללון מחוץ למקום הלינה הקבוע שלו, זכאי לארוחת בוקר, צהריים, ערב וארוחת לילה, או לתשלום עבורן. החובה הזו תקפה נכון לאוקטובר 2026, והיא אינה תלויה בהסכמה אישית בין העובד למעסיק.

התעריפים של הארוחות לעובדים שלנים מחוץ לבית אינם נקבעים באופן חופשי. הם נגזרים מתעריפי קצובת הכלכלה שבתקשי"ר, אוסף הכללים שחל על עובדי המדינה, והממונה על השכר במשרד האוצר הוא שמעדכן אותם. המשמעות היא שהסכום משתנה מעת לעת, וכדאי לבדוק את התעריף העדכני בכל פעם שמתעוררת שאלה.

לינה בענף הבנייה

המעסיק חייב לספק לעובד לינה מתאימה, או לשלם עליה. ההחלטה איפה ללון נמצאת בידי המעסיק: הוא בוחר את המקום ומאשר את העלות מראש. התשלום יכול להיעשות ישירות לבית המלון או למשכיר, או בהחזר לעובד מול קבלה. עובד שמזמין לינה בעצמו בלי אישור מוקדם עלול להתקשות לקבל החזר מלא.

עובדי שיפוצים שלא קיבלו ארוחה

לעובדי שיפוצים יש כלל נוסף: עובד שהמעסיק לא סיפק לו ארוחה זכאי ל-20 ש"ח לכל יום עבודה, גם אם עבד רק חלק מהיום. ביום שבו המעסיק כן סיפק ארוחה, הזכאות לסכום הזה אינה קיימת. עובד שלא קיבל את מה שמגיע לו יכול לתבוע את המעסיק בבית הדין האזורי לעבודה. פירוט מלא של הזכויות בענף מופיע בעמוד של כל זכות על אש"ל לעובדי בניין ושיפוצים. כדאי לשמור רישום של ימי העבודה, של הימים שבהם סופקה ארוחה ושל הלילות שבהם נדרשה לינה, כי רישום כזה הוא הבסיס לכל דרישה או תביעה.

עצמאים בנסיעה לחו"ל: התקרות שרשות המסים מכירה

אצל עצמאים, השאלה המרכזית היא אם הנסיעה הייתה הכרחית לייצור ההכנסה. זה התנאי הבסיסי שקובעות תקנות מס הכנסה (ניכוי הוצאות מסויימות), ורק אחרי שהוא מתקיים בודקים כמה מההוצאה מוכר. כנס מקצועי עם הרצאות וסדנאות בתחום העיסוק, פגישות עם לקוחות או משקיעים, ביקור אצל ספק - כל אלה נסיעות שקל לקשר להכנסה. סוף שבוע משפחתי במלון, גם אם יש לו קשר עקיף לעסק, הוא מקרה שרשות המסים תתקשה לקבל.

גם כשהנסיעה מוכרת, הניכוי מוגבל לתקרות דולריות קבועות, ובסכומי 2025 לינה בחו"ל מוכרת עד 355 דולר ללילה. הסכומים מתואמים ב-1 בינואר של כל שנת מס לפי מדד המחירים לצרכן בארצות הברית, ולכן הנתונים בטבלה הם סכומי 2025 כפי שמופיעים בנוסח התקנות, וכדאי לבדוק את העדכון של השנה הרלוונטית.

מקור: תקנות מס הכנסה (ניכוי הוצאות מסויימות), נוסח באתר המוסד לביטוח לאומי

איך מחשבים בפועל - דוגמה היפותטית

קחו מקרה טיפוסי: עצמאית שנוסעת לעשרה לילות של פגישות עם לקוחות במדינה שאינה ברשימת המקומות היקרים, ומשלמת 200 דולר ללילה. בשבעת הלילות הראשונים מוכרת כל ההוצאה, כי היא נמוכה מ-355 דולר. בלילות השמיני עד העשירי העלות גבוהה מ-156 דולר, ולכן מוכרים 75% ממנה, אבל לא פחות מ-156 דולר. 75% מ-200 דולר הם 150 דולר, ולכן בפועל מוכרים 156 דולר לכל אחד מהלילות האלה.

כללים נוספים שכדאי להכיר

• שתי נסיעות או יותר, שלא הפרידה ביניהן שהייה רצופה בישראל של 14 ימים לפחות, נספרות כנסיעה אחת לעניין מספר הלינות.
• הסכום הדולרי מומר לפי השער היציג של בנק ישראל ביום ההוצאה.
• רשימת המקומות היקרים שבהם מוכרים עד 125% כוללת בין השאר את בריטניה, גרמניה, צרפת, שווייץ, יפן, קנדה, דובאי, הולנד ואיטליה.

מי ששוכר רכב בנסיעה לחו"ל ורוצה להבין גם את הצד הצרכני של החוזה יכול להיעזר בסקירה על השכרת רכב ומה לבדוק לפני החתימה.

לינה של עצמאי בישראל: כלל 100 הקילומטרים

תקנות מס הכנסה (ניכוי הוצאות מסויימות) עוסקות גם בלינה בתוך ישראל. הוצאות לינה של עצמאי בארץ מוכרות עד אותה תקרה דולרית שנקבעה ללינה בחו"ל. ההמרה לשקלים נעשית לפי השער היציג האחרון שפורסם לפני הלינה. כלומר, מלון בצפון או באילת לא נבחן לפי כלל אצבע של מספר כוכבים, אלא לפי סכום מוגדר.

לינה במקום שמרוחק פחות מ-100 קילומטרים מהבית או ממקום העיסוק העיקרי אינה מוכרת, אלא אם פקיד השומה שוכנע שהייתה הכרחית לייצור ההכנסה. זה התנאי שמכריע את רוב המקרים בארץ. עצמאי שגר ועובד במרכז ולן במלון בעיר סמוכה יתקשה מאוד להצדיק את ההוצאה, כי ההנחה היא שהיה יכול לחזור הביתה בסוף היום. מי שנוסע לעבודה של כמה ימים בעיר רחוקה עומד בתנאי המרחק, ועדיין צריך להראות שהלינה קשורה לעבודה.

ארוחת בוקר וכנסים

שני פרטים מקלים חשובים במיוחד. הראשון: ארוחת בוקר שכלולה במחיר של לינה מוכרת מוכרת גם היא, כך שאין צורך להפריד אותה מהחשבון. השני: מגבלת 100 הקילומטרים אינה חלה על לינה במסגרת השתתפות בכנס בתחום העיסוק. עצמאי שמשתתף בכנס מקצועי שנערך במלון קרוב יחסית לביתו יכול לנכות את הלינה, כל עוד הכנס קשור לתחום שבו הוא עוסק ויש בידו הוכחה להשתתפות.

גם במקרה של לינה מוכרת, כדאי לשמור את כל המסמכים שמקשרים בין המלון לבין הפעילות העסקית: הזמנה, חשבונית על שם העסק, אישור הרשמה לכנס או יומן פגישות. רשימה רחבה יותר של הוצאות שעצמאים יכולים לנכות, ושל אלה שאינן מוכרות, מופיעה במדריך על הוצאות מוכרות לעצמאי - מה מותר לנכות ומה לא. נסיעות ברכב פרטי, דלק ותחבורה ציבורית בדרך ליעד נבחנים לפי כללים נפרדים, שמוסברים בסקירה על החזר הוצאות נסיעות לשכירים ועצמאיים.

מה משפיע על ההכרה בפועל ועל המיקוח מול המעסיק

מעבר לתקרות שבתקנות, כמה שאלות חוזרות בכל בדיקה של הוצאות אש"ל, בין אם הבודק הוא פקיד השומה ובין אם זה המעסיק. העיקרון שמאחורי כולן הוא סבירות: ככל שההוצאה צמודה יותר למטרת הנסיעה ופחות מפנקת, כך גדל הסיכוי שתוכר או תוחזר. אותן שאלות משמשות גם שכירים כנקודות למשא ומתן על היקף הכיסוי.

משך הנסיעה

שליחות של כמה שעות שונה מיום שלם, ויום שלם שונה מכמה ימים עם לינה. בנסיעה קצרה קשה להצדיק ארוחות ובוודאי לינה. בנסיעה של כמה ימים ההוצאות האלה הופכות לחלק טבעי מהמשימה. גם בתקנות יש הבחנה בין יום עם לינה ליום בלי לינה, ובין שבעת הלילות הראשונים לבין המשך השהייה.

המרחק מהבית וממקום העבודה

מי שגר בגבעתיים, עובד בתל אביב ונשלח לאסוף חבילה ברמת גן לא יוכל לבקש החזר אש"ל ברצינות. מי שעובד בתל אביב ונשלח לחמישה ימים של פגישות עם משקיעים בסין נמצא במצב אחר לגמרי. אצל עצמאים בישראל, המרחק בלינה מוגדר במפורש: 100 קילומטרים.

רמת ההוצאה

ארוחה פשוטה ולינה במלון סביר הן הוצאות שקל להגן עליהן. ארוחה במסעדת יוקרה או סוויטה במלון מפואר יעוררו שאלות, ואצל עצמאים התקרה הדולרית מגבילה ממילא את הסכום המוכר. שכירים בדרך כלל אינם בוחרים מלון בעצמם, כי המעסיק מזמין ומשלם. בנושא הארוחות כדאי להיזהר מהגשת קבלות על ארוחות יוקרתיות ודרישת החזר עליהן.

תחבורה: אוטובוס או מונית

הציפייה הבסיסית היא התניידות בתחבורה ציבורית. מונית מוצדקת כשלוח הזמנים צפוף, בייחוד כשהמעסיק הוא שקבע אותו ונדרשת תנועה מהירה בין פגישות. עצמאים נבחנים לפי היגיון דומה.

בילוי אחרי שעות העבודה

יציאה בערב לפאב או למועדון אינה חלק מהנסיעה העסקית. קבלה על מונית לשם, או על אלכוהול, לא כדאי להגיש לזיכוי או להחזר. הגשה כזו גם פוגעת באמינות של שאר הקבלות.

כיבוד, מתנות ומע"מ: הוצאות שקרובות לאש"ל

לא כל הוצאה על אוכל של עצמאי קשורה לנסיעה. חלק מההוצאות נוצרות דווקא במקום העסק עצמו, ולהן יש כללים נפרדים בתקנות. כיבוד קל במקום העיסוק, כמו שתייה קרה או חמה ועוגיות, מוכר בשיעור 80%. הכוונה לכיבוד שמוגש ללקוחות ולעובדים במשרד, ולא לארוחות במסעדה.

דוגמה לחישוב כיבוד

נניח הוצאה של 472 ש"ח על כיבוד, שמורכבת מ-400 ש"ח ועוד 72 ש"ח מע"מ. עוסק פטור, שאינו מקזז מע"מ, מנכה 80% מכל הסכום, כלומר 377.6 ש"ח. עוסק מורשה מנכה 80% מהסכום שלפני מע"מ, כלומר 320 ש"ח, ויכול לקזז 66.67% מהמע"מ, שהם 47.52 ש"ח. ההבדל בין שני סוגי העוסקים נובע מהדרך שבה כל אחד מהם מטפל במע"מ, והוא מוסבר בהרחבה במדריך על מס ערך מוסף ואיך מקבלים החזר.

מסעדות ובתי קפה

עצמאים רבים עובדים מבית קפה, אבל ישיבה במסעדה או בבית קפה אינה מוכרת כהוצאה על "שירותי משרד", גם כשבפועל עובדים שם. ההוצאה על הקפה והמאפה נשארת הוצאה פרטית, אלא אם היא עומדת בכללים אחרים.

מתנות עסקיות

מתנות ללקוחות ולשותפים עסקיים מוכרות עד 240 ש"ח לשנה לאדם בישראל, ועד 15 דולר למתנה שניתנת בחו"ל. התנאי הוא רישום פרטי מקבל המתנה ושמירת הקבלות. עצמאי שמביא מתנות ללקוחות בנסיעה לחו"ל צריך לזכור שהתקרה שם נמוכה בהרבה, ושבלי רשימת מקבלים ההוצאה לא תוכר בכלל.

תיעוד וקבלות: איך מגישים נכון

כל הכללים שלמעלה תלויים ביכולת להוכיח שההוצאה התרחשה ושהיא קשורה לעבודה. אפשר לקבל החזר או זיכוי רק על הוצאות שמגובות בקבלות ובחשבוניות, ותיעוד נוסף שמקשר אותן למטרת הנסיעה מחזק מאוד את הבקשה. בתקנות עצמן, הלינה בחו"ל מוכרת לפי ההוצאה בפועל שמוכחת בקבלה, ולא לפי הערכה.

מה כדאי לתעד

• קבלות וחשבוניות על כל הוצאה: טיסות, לינה, ארוחות, תחבורה, שכירת רכב.
• יומן פגישות מסודר, עם תאריכים, שעות ומיקומים.
• תיעוד של הפעילות העסקית שבוצעה בכל יום, כולל הרצאות וסדנאות בכנס.
• שעות כניסה ויציאה מבית המלון.
• אישורי הרשמה לכנסים ותוכנית הכנס.

היגיון התיעוד הוא התאמה. מסעדה שנמצאת ליד מקום הפגישה ביומן, ומלון שקרוב לאתר הכנס, יוצרים תמונה עקבית שקשה לערער עליה. ארוחה בעיר אחרת באותו יום שבו היומן מראה פגישות במקום מרוחק תעורר שאלות.

מתי להגיש

אפשר להגיש קבלות ודוח הוצאות גם כמה חודשים אחרי הנסיעה, אבל ככל שההגשה מהירה יותר כך ההחזר מהמעסיק או הטיפול בהוצאה בהנהלת החשבונות פשוטים יותר. כדאי להגיש מיד עם החזרה, כשהפרטים עוד טריים והקבלות לא אבדו. שכירים צריכים לבדוק מראש מול המעסיק מה מגיע להם ועל מה יתקבל החזר. עצמאים צריכים לבדוק מול רואה החשבון של העסק לפני הנסיעה אילו הוצאות סביר שיוכרו. המדיניות של רואי חשבון שונה, ויש מי שמעדיפים לא לדרוש ניכוי על נסיעה שהאופי העסקי שלה מוטל בספק, כדי לא לסבך את הלקוח מול פקיד השומה.

מקורות

• תקנות מס הכנסה (ניכוי הוצאות מסויימות), נוסח באתר המוסד לביטוח לאומי - https://www.btl.gov.il/Laws1/02_0103_100045.pdf
• כל זכות - תשלום הוצאות ארוחה ולינה (אש"ל) לעובדי בניין ושיפוצים - https://www.kolzchut.org.il/he/תשלום_הוצאות_ארוחה_ולינה_(אש"ל)_לעובדי_בניין_ושיפוצים
• כל זכות - הוצאה מוכרת לצורך חישוב מס הכנסה - https://www.kolzchut.org.il/he/הוצאה_מוכרת_לצורך_חישוב_מס_הכנסה