הוצאות אש"ל - האם מוכרת כהוצאה?

האם הוצאות אש"ל מוכרות כהוצאה?

הוצאות אש"ל מוכרות כהוצאה רק כשהן נובעות מנסיעה עסקית אמיתית, למקום מרוחק מהבית וממקום העבודה, והן מגובות בקבלות ובתיעוד. אש"ל הם ראשי תיבות של אוכל, שתייה ולינה, והמונח מתאר את ההוצאות שנוצרות כשעובד שכיר נשלח למטלה רחוקה מטעם המעסיק, או כשעצמאי יוצא לנסיעת עסקים בארץ או בחו"ל לטובת העסק שלו.

הרעיון שמאחורי ההחזר פשוט: מי שנמצא בשליחות משימתית נושא בהוצאות לא שגרתיות, שאין לו בימים רגילים. כדי שעובד לא ישלם מכיסו על הוצאות שהמעסיק בעצם כפה עליו, וכדי שעצמאי לא יספוג הוצאה עסקית בלי להזדכות עליה לצורכי מס, קיימים מנגנונים של החזר והכרה. עם זאת, שני המסלולים שונים מאוד זה מזה. אצל השכיר מדובר בהסכמה בינו לבין המעסיק. אצל העצמאי מדובר בשאלה האם הוצאה תוכר מול רשות המסים כחלק מהוצאה מוכרת שמקטינה את ההכנסה החייבת.

רשויות המס נוטות שלא לקבל הוצאות אש"ל של עצמאים כברירת מחדל, ומכירות בהן רק כשהן עומדות בתנאים ברורים. הסיבה היא שאוכל ושתייה הם הוצאה שכל אדם נושא בה גם בלי קשר לעבודה, ולכן קל לטשטש את הגבול בין הוצאה עסקית לבין הוצאה פרטית. לינה וטיסה, לעומת זאת, הן הוצאות שבדרך כלל לא היו נוצרות אילולא הנסיעה העסקית, ולכן קל יותר להכיר בהן. בהמשך נפרט את הכללים לכל אחד מהמסלולים, את הפרמטרים שמשפיעים על ההכרה, ואת מה שכדאי לתעד כדי שההוצאות לא יידחו.

שכירים: האם המעסיק חייב להחזיר הוצאות אש"ל?

החוק אינו מחייב את המעסיק לשלם לעובד הוצאות אש"ל, גם כשמדובר בשליחות חד פעמית רחוקה מהמשרד ומהבית, וגם כשהשליחות מתקיימת מחוץ לגבולות ישראל. זו נקודה שעובדים רבים אינם מודעים לה, ולכן כדאי להבהיר אותה כבר בשלב הזה. יש חריגים שבהם החובה קבועה, ובראשם עובדי מדינה, שתנאי ההעסקה שלהם כוללים הסדרים מחייבים בנושא. סקירה כללית של הזכויות שהחוק מעגן לעובדים זמינה בעמוד תעסוקה וזכויות עובדים באתר כל זכות, ובהרחבה גם במדריך על זכויות עובדים בישראל.

לגבי אוכל ושתייה, ההיגיון של החוק מובן: גם כשהעובד נמצא ליד המשרד או ליד הבית, הוא מממן לעצמו מזון ושתייה. לגבי לינה, התמונה שונה. קחו מקרה טיפוסי: עובד שגר ועובד בתל אביב ונשלח ל-5 ימים באילת. הלינה שם היא הוצאה שנכפית עליו לחלוטין, ואין לה מקבילה בשגרה. כאן ניכר פער בין מה שהחוק מחייב לבין מה שנראה הוגן, ובפועל השוק סוגר את הפער הזה.

למרות שהחוק אינו מחייב, מעסיקים רבים מכסים הוצאות אש"ל מיוזמתם, ובתפקידים שכוללים נסיעות זה מעוגן לעיתים קרובות בחוזה ההעסקה. במיוחד הוצאות לינה מכוסות כמעט תמיד, שכן העובד נדרש ללון מחוץ לביתו לפי הוראת המעסיק. מי שתפקידו כולל משימות מרוחקות צפויות, כדאי שיבדוק מה כתוב בנושא בחוזה ההעסקה שעליו חתם כשהתחיל לעבוד.

מה כדאי לסגור עם המעסיק לפני הנסיעה

האחריות לבדוק מה מגיע מוטלת על העובד. לפני היציאה לנסיעת עבודה כדאי לברר מול המעסיק אילו הוצאות יוחזרו, האם יש תקרה ליום, האם המעסיק מזמין את המלון בעצמו, ומה הנוהל להגשת קבלות. בירור כזה מונע אי הבנות בדיעבד, ומאפשר לעובד לתכנן את ההוצאות בהתאם. הוצאות הנסיעה עצמן, כמו דלק או תחבורה ציבורית בדרך לנסיעה, מוסדרות בנפרד, ועליהן אפשר לקרוא במדריך על החזר הוצאות נסיעות לשכירים ועצמאיים.

עצמאים: מתי רשות המסים מכירה בהוצאות אש"ל

עצמאי שיוצא לנסיעת עבודה, בארץ או בחו"ל, יכול לבקש להכיר בהוצאות האש"ל שלו כהוצאה עסקית, אבל ההכרה אינה אוטומטית. רשות המסים מצפה לראות קשר ישיר בין ההוצאה לבין ייצור ההכנסה, וכל סימן לכך שהנסיעה הייתה בעיקרה פרטית מחליש את הבקשה. הכללים הכלליים, מה מותר לנכות ומה לא, מפורטים במדריך הוצאות מוכרות לעצמאי.

הכלל המעשי לעצמאים הוא לשמור את כל הקבלות מהנסיעה, כי רק הוצאה מתועדת יכולה להיחשב בכלל לניכוי. הכוונה לכרטיסי טיסה, לינה, אוכל, שתייה וכל הוצאה אחרת שנוצרה בזמן הנסיעה. מה שבסוף ייכנס לדוח נקבע במידה רבה לפי המדיניות של רואה החשבון, ולפי השאלה עד כמה הנסיעה היא באמת נסיעת עסקים. מי שעוד לא עובד עם רואה חשבון קבוע יכול לבדוק את המחירים המקובלים במדריך על עלויות רואה חשבון לעוסק פטור ומורשה.

שתי דוגמאות מנוגדות

קחו מקרה היפותטי של עצמאית שיוצאת לכנס מקצועי בחו"ל, עם הרצאות וסדנאות, יחד עם עשרה קולגות שעוסקים באותו מקצוע. במקרה כזה הסיכוי סביר שההוצאות יוכרו יפה, לא רק על הלינה ועל כרטיסי הטיסה, אלא גם על אוכל ושתייה. הנסיעה מתועדת, מטרתה המקצועית ברורה, והיא נוגעת ישירות לעיסוק.

לעומת זאת, עצמאי שיוצא לחמישי, שישי ושבת עם בת הזוג והילד לבית מלון בטבריה, גם אם יש לנסיעה קשר עסקי ישיר או עקיף, נמצא במצב שונה לגמרי. מאפייני הנסיעה הם של חופשה משפחתית, ולכן פחות סביר שרואה החשבון ירצה לסבך את הלקוח בבקשת זיכוי על הוצאות הטיול. ההבדל בין שני המקרים הוא לא היעד ולא המחיר, אלא המטרה המוכחת של הנסיעה.

כמה שווה הכרה בהוצאה

הוצאה מוכרת אינה מחזירה את מלוא הסכום שהוצא. היא מקטינה את ההכנסה החייבת במס, ולכן התועלת שלה נגזרת משיעור המס השולי של העצמאי. ההסבר על השיטה מופיע בערך מדרגות מס הכנסה באתר כל זכות. עוסק מורשה צריך לבחון בנפרד גם את השאלה האם אפשר לקזז את המע"מ ששולם על ההוצאות, נושא שמוסבר במדריך על מס ערך מוסף.

הפרמטרים שקובעים הכרה והיקף החזר

כמה פרמטרים משפיעים גם על ההכרה בהוצאות אש"ל אצל עצמאים, וגם על היקף הכיסוי שעובד שכיר יכול לבקש מהמעסיק. כדאי להכיר אותם לפני הנסיעה ולא אחריה, כי חלק מהם נקבעים כבר בשלב התכנון.

משך הנסיעה

השאלה הראשונה היא לכמה זמן יוצאים: כמה שעות, חלק מיום, יום שלם או כמה ימים. נסיעה של כמה שעות כמעט אינה יוצרת הוצאות לינה, ובדרך כלל גם לא הוצאות מזון חריגות. נסיעה של כמה ימים יוצרת הוצאות שקשה לטעון שהן חלק משגרה.

המרחק מהעבודה ומהבית

הסטנדרט המקובל לבחינה הוא נסיעה למקום שמרוחק 10 קילומטרים לפחות גם ממקום העבודה וגם מהבית. מי שגר בגבעתיים ועובד בתל אביב יתקשה מאוד לבקש החזר אש"ל על שליחות קצרה לאיסוף חבילה מרמת גן. מי שעובד בתל אביב ונשלח לחמישה ימים לנהל ישיבות ופגישות עסקיות מול משקיעים בסין, נמצא כבר במצב שבו ההוצאות נראות סבירות לגמרי. הבדיקה כוללת גם את השאלה האם היעד נמצא מחוץ לעיר או לישוב של מקום העבודה ושל הבית.

קבלות והוכחות

אפשר לקבל החזר או זיכוי רק על הוצאות שמגובות בקבלות ובחשבוניות. הוכחות נוספות מחזקות את הבקשה. דוגמה טובה: המסעדה שבה אכלתם והמלון שבו לנתם נמצאים קרוב למקום הפגישות שרשומות ביומן. התאמה כזו בין ההוצאה לבין הפעילות העסקית קשה לערער.

רמת הפינוק

ארוחה של פסטה וקולה ולינה במלון נאה של 4 כוכבים הן הוצאות שסביר שיוכרו. ארוחה במסעדת מישלן וסוויטה נשיאותית במלון יוקרה של 5 כוכבים כבר פחות סבירות. שכירים בדרך כלל אינם בוחרים מלון, כי המעסיק מגדיר את הלינה ומשלם עליה ישירות. בארוחות, לעומת זאת, יש לעובד שיקול דעת, וכדאי להיזהר מהגשת קבלות על ארוחות יוקרתיות ודרישת החזר עליהן.

תחבורה ציבורית או מוניות

גם כאן הדגש הוא על רמת הפינוק. עובד בנסיעה עסקית צפוי להתנייד בתחבורה ציבורית, אלא אם לוח הזמנים צפוף ומוכתב על ידי המעסיק, ונדרש מעבר מהיר בין פגישות במוניות. אצל עצמאים הכללים דומים: עדיפות לתחבורה ציבורית, אלא אם לוח זמנים צפוף מחייב אחרת. מי שיצא בערב, אחרי שעות העבודה, למועדון או לפאב, לא כדאי שיגיש לזיכוי את קבלת המונית לשם או את האלכוהול. הוצאות על רכב פרטי בנסיעות עסקיות הן נושא נפרד, וחלק מהן מוסבר במדריך על הוצאות רכב ואחזקה.

מקור: עיבוד מערכת לכללי ההכרה בהוצאות, ראו גם הוצאה מוכרת - כל מה שהעצמאים צריכים לדעת. הסכום של 50$ הוא דוגמה להסכם אפשרי ולא תעריף קבוע.

נסיעת עבודה לחו"ל: מה מקובל לכסות

בנסיעת עבודה לחו"ל הסטנדרט הוא כן לקבל את הוצאות האש"ל, מהמעסיק אצל שכירים או כזיכוי במס אצל עצמאים. ההיגיון ברור: נסיעה לחו"ל כמעט תמיד כוללת טיסה ולינה, ובמרבית המקרים היא רחוקה מאוד מכל שגרה.

גם במקרה הזה החוק אינו מחייב מעסיק להחזיר לעובד את כל ההוצאות, ומה שמכוסה בפועל כמעט תמיד הוא בעיקר טיסות ולינה. עם זאת, מקובל מאוד שהמעסיק מכסה את מכלול ההוצאות: טיסות, התניידות ביעד, אוכל ושתייה, לינה, ונסיעות הלוך וחזור לנמל התעופה. כשהנסיעה משתבשת, למשל בגלל טיסה שבוטלה, יש זכויות נפרדות מול חברת התעופה, שמוסברות במדריך על ביטול נסיעה לחו"ל.

סכום יומי קבוע לאוכל ושתייה

הסדר מקובל ומומלץ לשכירים הוא סכום יומי קבוע לאוכל ושתייה שנקבע מראש, ובמקרה כזה העובד פטור מהצגת קבלות על המזון. קחו מקרה היפותטי: עובד שיוצא לחמישה ימים בחו"ל ומסכם עם המעסיק, ובמקרים רבים המעסיק יציע זאת ביוזמתו, שעל כל יום הוא מקבל, לדוגמה, 50$ דמי אוכל ושתייה. העובד יודע מראש כמה יש לו, המעסיק יודע מראש כמה יעלה, ואין צורך באיסוף קבלות על כל קפה וכריך.

ההסדר הזה פותר גם את בעיית "רמת הפינוק". מי שבוחר לאכול בזול נשאר עם יתרה, ומי שבוחר במסעדה יקרה משלים מכיסו. הוויכוח על כל קבלה פשוט נעלם. כדאי לוודא שהסכום נקבע בכתב לפני היציאה, ושברור אילו ימים נכללים בו, למשל יום הטיסה הלוך ויום הטיסה חזור.

עצמאים בחו"ל

עצמאי שנוסע לחו"ל לפגישות עם לקוחות, לתערוכה או לכנס מקצועי, צפוי להיתקל בבדיקה קפדנית יותר של רכיב המזון ובבדיקה פחות קפדנית של הטיסה והלינה. ככל שהנסיעה כוללת יותר ימים פנויים, תיירות או בני משפחה, כך קשה יותר להצדיק את מלוא ההוצאה כעסקית. לכן כדאי לתכנן את הנסיעה כך שהמטרה העסקית תהיה ברורה ומתועדת מהיום הראשון ועד האחרון.

תיעוד הנסיעה: מה לשמור ומתי להגיש

במיוחד בנסיעות עסקיות ארוכות ובנסיעות לחו"ל, התיעוד הוא מה שמכריע אם ההוצאה תוכר. הכוונה אינה רק לקבלות ולחשבוניות. כדאי לנהל יומן פגישות מסודר, לרשום את הפעילויות העסקיות שבוצעו ואת השעות שבהן בוצעו, ולשמור את זמני הכניסה והיציאה מבתי המלון. כל דבר שקשור, באופן ישיר או עקיף, למטרת הנסיעה ושאפשר לתעד אותו, כדאי לתעד, כולל תאריכים, שעות ומיקום.

רשימת תיעוד מומלצת

• קבלות וחשבוניות על כל הוצאה: טיסה, לינה, מזון, שתייה ותחבורה.
• יומן פגישות עם שמות הצדדים, מקום הפגישה ושעתה.
• הזמנות מלון עם תאריכי כניסה ויציאה.
• הזמנה לכנס, לתערוכה או לסדנה, ותוכנית המפגשים.
• תכתובות עם לקוחות או ספקים שמוכיחות את המטרה העסקית.

את הדיווח והתיעוד כדאי להגיש למעסיק או לרואה החשבון מיד עם החזרה מהנסיעה, ולא להמתין. אמנם אפשר להגיש קבלות ותיעוד גם כמה חודשים אחרי הנסיעה, אבל הגשה מהירה מאפשרת החזר מהיר יותר, מפחיתה את הסיכון לאבד קבלות, ומקלה על שחזור הפרטים כשהם עדיין טריים בזיכרון.

טיפ זהב: צלמו כל קבלה ברגע שמקבלים אותה ושמרו את התמונות בתיקייה אחת לכל נסיעה. קבלות נייר נוטות לדהות או להיעלם במזוודה, ותמונה ברורה עם תאריך מקלה מאוד על ההגשה בסוף הנסיעה.

מי שפותח עסק חדש ומתכנן נסיעות עבודה כבר בשנה הראשונה, כדאי שיגדיר מראש נוהל מסודר לשמירת מסמכים, כחלק מהצעדים שמתוארים במדריך פתיחת עסק מול רשויות המס. נוהל כזה חוסך זמן בכל נסיעה ומונע ויכוחים בדיעבד.

מה כדאי לבדוק לפני היציאה לנסיעה

רוב הבעיות עם הוצאות אש"ל נוצרות לא בזמן הנסיעה אלא לפניה, כשלא סגרו מראש מה מכוסה. בדיקה קצרה לפני היציאה חוסכת דחיית הוצאות, אי נעימות מול המעסיק או ויכוח עם רואה החשבון. ההבדל בין שכירים לעצמאים מתבטא גם כאן: השכיר בודק מול המעסיק, והעצמאי בודק מול רואה החשבון שלו.

הצעד הראשון הוא לברר מראש, בכתב, אילו הוצאות יוחזרו או יוכרו, ולא להסתמך על הנחה שהכל מכוסה. שכיר צריך לדעת האם המעסיק מזמין את המלון, האם יש סכום יומי לאוכל, האם מוניות מאושרות ומתי, ומה הנוהל להגשת קבלות. עצמאי צריך לדעת אילו מרכיבי הנסיעה צפויים להיות מוכרים, מה רמת התיעוד הנדרשת, והאם כדאי להפריד בין ימים עסקיים לימים פרטיים אם הנסיעה כוללת את שניהם.

טעויות נפוצות

• הגשת קבלות על בילויי ערב, אלכוהול או מוניות למקומות בילוי.
• הגשת ארוחות יוקרה כאילו היו ארוחת עבודה רגילה.
• בקשת החזר על שליחות קצרה למקום סמוך, מתחת לסטנדרט של 10 קילומטרים.
• שילוב חופשה משפחתית עם "פגישה עסקית" אחת והגשת כל ההוצאות כעסקיות.
• המתנה של חודשים עם הקבלות, עד שחלקן אובדות.

מי שנמנע מהטעויות האלה ומתעד היטב, נמצא בעמדה טובה מול המעסיק ומול רשות המסים. ככל שהקשר בין כל הוצאה לבין המטרה העסקית ברור יותר, כך ההחזר או הזיכוי צפויים להיות פשוטים יותר.

מקורות

• כל זכות - תעסוקה וזכויות עובדים
• כל זכות - מדרגות מס הכנסה