מהי חשבונית עצמית

מהי חשבונית עצמית ומי מפיק אותה

חשבונית עצמית היא חשבונית מס שהקונה, ולא המוכר, מפיק עבור עסקה שבה המוכר אינו יכול להוציא חשבונית מס בעצמו. במצב רגיל, נותן השירות או מוכר הסחורה הוא שמפיק את החשבונית, והלקוח מקבל אותה ומשתמש בה. בחשבונית עצמית התפקידים מתהפכים: העסק שקיבל את השירות הוא שמפיק את המסמך, בשמו ועבורו.

כדי להבין למה צריך מסמך כזה, כדאי לחזור לתפקיד של חשבונית מס רגילה. כמעט כל עסק נמצא בשני צדדים של המשוואה: הוא מקבל חשבוניות מהספקים ומנותני השירות שלו, והוא מוציא חשבוניות ללקוחות שלו. לחשבונית יש מטרה כפולה. חשבונית שהעסק הפיק משמשת לדיווח למס הכנסה ולמע"מ על ההכנסות שלו. חשבונית שהעסק קיבל משמשת לדיווח על ההוצאות שלו, ולעסקים שרשאים לכך, גם לקיזוז מס התשומות.

הבעיה מתחילה כשאין מי שיוציא את החשבונית. אדם פרטי שאין לו תיק עוסק ברשויות המס אינו יכול להנפיק חשבונית מס. גם ספק בחו"ל אינו רשום במע"מ בישראל ואינו מוציא חשבונית מס ישראלית. במקרים כאלה העסק נשאר עם הוצאה אמיתית, אבל בלי מסמך שמאפשר לדווח עליה. החשבונית העצמית סוגרת את הפער הזה: היא יוצרת את המסמך החסר, כך שהעסקה תתועד בספרים ותדווח לרשויות.

חשוב להבחין: חשבונית עצמית אינה מסמך "מומצא" ואינה דרך לעקוף את מערכת המס. היא מתעדת עסקה שהתקיימה בפועל, עם פרטי הצד השני, ומאפשרת לרשויות לראות את מלוא התמונה. מי שמפיק אותה הוא בדרך כלל עוסק מורשה או חברה בע"מ, שמנהלים מערכת הנהלת חשבונות ומדווחים למע"מ באופן שוטף. לעוסק פטור, כפי שנראה בהמשך, יש מסלול אחר.

מתי נדרשת חשבונית עצמית: שכירות מאדם פרטי ורכישות מחו"ל

חשבונית עצמית נדרשת בכל פעם שעסק מקבל שירות או קונה מוצר ממי שאינו רשאי להפיק חשבונית מס, ושני המקרים הנפוצים ביותר הם שכירות מאדם פרטי ורכישות מחו"ל. המכנה המשותף לכל המקרים הוא אחד: יש עסקה אמיתית, יש תשלום, ואין חשבונית מס מהצד השני.

שכירות של חנות, משרד או חלל עבודה מאדם פרטי

זו הדוגמה שעסקים קטנים רבים פוגשים כל חודש. בעל העסק שוכר חנות, משרד או חלל עבודה מאדם פרטי, שהנכס הוא חלק מההון האישי שלו ולא עסק רשום. למשכיר אין תיק עוסק ברשויות המס, ולכן הוא אינו יכול להוציא חשבונית מס על דמי השכירות. מבחינת השוכר, דמי השכירות הם הוצאה עסקית מובהקת, אבל בלי מסמך מתאים קשה לדווח עליה כראוי. כאן נכנסת החשבונית העצמית, שהשוכר מפיק מדי תקופה עבור התשלום.

הזמנת מוצרים ושירותים מחו"ל

דוגמה שהולכת ותופסת מקום היא קנייה מספקים בחו"ל: ציוד משרדי שהוזמן דרך AliExpress, תוכנה שנרכשה ממפתח זר, או שירות דיגיטלי שמסופק מחוץ לישראל. הספק הזר אינו מוציא חשבונית מס ישראלית, ולכן העסק הישראלי מפיק חשבונית עצמית כדי לתעד את העסקה.

מה קורה אם לא מפיקים חשבונית עצמית

בלי חשבונית מס אין דרך מסודרת לדווח לרשויות המס על העסקה. ההשלכה המעשית היא שהעסק מאבד את האפשרות לרשום את התשלום כהוצאה מוכרת ולקבל בגינו הקלה במס. כלומר, העסק משלם את מלוא המחיר, אבל ההוצאה לא מקטינה את ההכנסה החייבת שלו. מכאן שהפקת החשבונית העצמית אינה רק חובה פורמלית, אלא גם אינטרס כלכלי ישיר של העסק עצמו.

טיפ: כדאי לשמור לכל חשבונית עצמית את המסמכים שמאחוריה - חוזה השכירות, אישור ההזמנה מהאתר הזר, אסמכתת התשלום. החשבונית מתעדת את העסקה, והמסמכים האלה מוכיחים שהיא התקיימה.

למה זה חשוב: הוצאה מוכרת וקיזוז מע"מ

עסקים משתמשים בחשבוניות מס לשתי מטרות עיקריות: להצהיר על הוצאות מוכרות ולקזז מס. חשבונית עצמית נועדה לאפשר את שני התהליכים האלה גם בעסקאות שבהן אין חשבונית מהצד השני. החשבונית העצמית היא מה שמאפשר לעסק לרשום את התשלום כהוצאה מוכרת, ולעוסק מורשה או לחברה בע"מ גם לטפל נכון בצד המע"מ של העסקה.

הוצאה מוכרת

הוצאה מוכרת היא הוצאה שהעסק רשאי לנכות מההכנסות שלו לצורך חישוב מס הכנסה. כדי שהוצאה תוכר, היא צריכה להיות קשורה לייצור ההכנסה, וצריך להיות לה תיעוד מתאים. שכירות של משרד או ציוד שנקנה לעבודה הם הוצאות מוכרות מובהקות, אבל בלי מסמך שמתעד אותן קשה לממש את ההכרה בהן. מי שרוצה לבדוק לעומק אילו הוצאות מותר לנכות ובאיזה היקף, ימצא פירוט במדריך הוצאות מוכרות לעצמאי - מה מותר לנכות ומה לא.

קיזוז מע"מ

בצד המע"מ התמונה מעט שונה. קיזוז מע"מ תשומות מתבצע רק אצל עוסקים מורשים וחברות בע"מ. עוסקים פטורים אינם זכאים לקזז מע"מ, לא בעסקה רגילה ולא בעסקה שמתועדת בחשבונית עצמית. ההבדלים בין סוגי העוסקים משפיעים כאן ישירות על מה שהעסק יכול לעשות עם המסמך, ומי שעדיין לא בטוח באיזה מעמד הוא נמצא יכול לקרוא על ההבדלים בין עוסק פטור, עוסק מורשה וחברה בע"מ.

מי לא יכול להשתמש בחשבונית

יש עוד נקודה שכדאי להבהיר: נותן השירות, כלומר המשכיר הפרטי או הספק הזר, אינו יכול להשתמש בחשבונית העצמית לצורך קיזוז מס או הצהרה על הוצאה מוכרת. הסיבה פשוטה: הוא זה שסיפק את השירות או המוצר, ולא קיבל אותו. מבחינתו העסקה היא הכנסה, לא הוצאה, והחשבונית שייכת לעולם ההוצאות של הקונה בלבד.

עוסק פטור וחשבונית עצמית: מה האפשרויות

עוסק פטור אינו יכול להפיק חשבונית עצמית, משום שהוא אינו גובה מע"מ ואינו מוציא חשבוניות מס בכלל. ההיגיון ברור: עוסק פטור פועל מחוץ למנגנון גביית המע"מ, ולכן גם המסמכים שהוא מוציא ללקוחות הם קבלות ולא חשבוניות מס. מכאן שאין לו גם אפשרות טכנית להפיק לעצמו חשבונית מס על הוצאה.

מקרים שבהם עוסק פטור כן משלם מע"מ

עם זאת, יש מקרים שבהם גם עסקים פטורים משלמים מע"מ על עסקה מסוימת. הדרך הקיימת להוצאת חשבונית מס במצב כזה מחייבת הגעה למשרדי מע"מ. שם העוסק מקבל אישור לעסקה, ולאחר מכן פקיד המע"מ מנפיק את חשבונית המס בהתאם לפרטי העסקה שדווחה. זו פרוצדורה ידנית ואיטית, שרחוקה מהפקה שוטפת בתוכנת חשבוניות.

מה קורה בפועל

מאחר שמדובר בשיטה מסורבלת, ומאחר שאין פיקוח הדוק על כל מקרה ומקרה, לא ברור כמה עוסקים פטורים אכן עוברים את התהליך של הפקת חשבונית מס במשרדי מע"מ. עבור עוסק פטור שמחליט שהתהליך מתאים לו, כדאי לבדוק מראש מול משרד המע"מ שהוא משויך אליו אילו מסמכים נדרשים, כדי לא להגיע פעמיים. מי שמנהל עוסק פטור ורוצה להבין גם את חובות הדיווח השוטפות שלו יכול לעיין במדריך דיווח מע"מ לעוסק פטור.

עסקת אקראי

שימו לב שאת ההליך במשרדי מע"מ יכול לבצע כל אחד מהצדדים לעסקה. גם נותן השירות יכול להגיע למשרד ולבקש להוציא חשבונית מס על עסקת אקראי, כלומר הוצאת חשבונית מס על עסקה חד פעמית של מי שאינו רשום כעוסק. במקרה כזה המוכר הוא שמחזיק בחשבונית הרגילה, והקונה מקבל ממנו מסמך רשמי, כך שאין צורך בחשבונית עצמית בכלל.

איך מפיקים חשבונית עצמית שלב אחר שלב

התהליך הבסיסי זהה להפקת חשבונית מס רגילה, ולכן הוא מתבצע באותה תוכנה להפקת חשבוניות שהעסק משתמש בה תמיד. ההבדל המרכזי הוא באופן מילוי הפרטים: בשם הלקוח רושמים את העסק עצמו, והסכום כולל את מחיר העסקה בתוספת 18% מע"מ. מי שעדיין מחפש מערכת מתאימה יכול להיעזר בהשוואה של מערכות החשבונית הדיגיטלית המובילות בישראל.

שלב 1: פרטי הלקוח

בשדה "שם הלקוח" רושמים את שם העסק או החברה שמפיקה את החשבונית, ולא את נותן השירות. זו הנקודה שהכי מבלבלת בפעם הראשונה, משום שבחשבונית רגילה הלקוח הוא הצד השני. כאן המסמך מופק בשם העסק ועבורו.

שלב 2: הסכום והמע"מ

סכום החשבונית צריך לכלול את סכום העסקה עצמה בתוספת מע"מ בשיעור 18%, שהוא שיעור המע"מ הכללי בישראל לפי הערך מס ערך מוסף בוויקיפדיה. גם כשהמשכיר או הספק לא גבו מע"מ בפועל, החשבונית העצמית משקפת את המע"מ החל על העסקה. מי שרוצה להבין את המנגנון הכללי יכול לקרוא עוד על מס ערך מוסף - שיעור המס, מי משלם ואיך מקבלים החזר.

שלב 3: הערת הסבר

בהמשך מוסיפים הערה שמבהירה כי מדובר בחשבונית עצמית, ומפרטת מיהו נותן השירות או המוכר: שמו, ובמידת האפשר פרטים מזהים נוספים, וכן מהות העסקה - שכירות לחודש מסוים, רכישת ציוד, שירות דיגיטלי וכדומה. ההערה הזו היא מה שהופך את המסמך לברור למי שיבדוק אותו בעתיד.

שלב 4: חלוקת העותקים

את המסמך המקורי שומרים לצורכי הדיווח של העסק למס הכנסה ולמע"מ, ועותק מעבירים לנותן השירות. כאמור, נותן השירות אינו יכול להשתמש בחשבונית זו לצורך הצהרה על הוצאות, אבל העותק משמש אצלו תיעוד של העסקה שבה היה צד.

טיפ: בשכירות חודשית מאדם פרטי, כדאי להפיק את החשבונית העצמית באותו מועד קבוע בכל חודש, צמוד לתשלום. כך קל יותר להתאים בין החשבונית, אסמכתת התשלום ותקופת הדיווח.

איך מדווחים על חשבונית עצמית למע"מ ולמס הכנסה

חשבונית עצמית מאפשרת לדווח לרשויות המס ולמע"מ על ההוצאה ועל רכיב המע"מ שבה, אבל אופן הדיווח שונה בין שני הגופים. למס הכנסה החשבונית מדווחת פעם אחת בלבד, כהוצאה, ואילו למע"מ היא מדווחת פעמיים: פעם כהכנסה (עסקאות) ופעם כהוצאה (תשומות). הדיווח הכפול למע"מ נועד לשקף את תשלום המע"מ על העסקה, כאילו העסק עצמו גבה את המס ובאותו רגע גם קיזז אותו.

מקור לשיעור המע"מ: ויקיפדיה - מס ערך מוסף

למה הדוחות נראים שונים

שני הדיווחים חיוניים, אבל חשוב להבין מראש שהדוחות למע"מ ולמס הכנסה ייראו שונה. מי שמשווה בין הדוח התקופתי למע"מ לבין ספר ההוצאות ימצא שהחשבונית העצמית מופיעה במע"מ גם בצד העסקאות, בעוד שבמס הכנסה היא אינה נחשבת להכנסה. זה אינו טעות, אלא תוצאה ישירה של אופי המסמך. בעת הכנת הדוח השנתי למס הכנסה רושמים את החשבונית העצמית בצד ההוצאות בלבד, ואין להוסיף אותה לסך ההכנסות.

הקשר לעסקים שאינם מקזזים

עוסק פטור, שאינו מקזז מע"מ, אינו נכנס למנגנון הכפול הזה. מבחינתו כל הסכום ששילם, כולל המע"מ אם שילם כזה, הוא חלק מעלות ההוצאה. רק אצל עוסק מורשה וחברה בע"מ הרישום הכפול משמעותי.

טעויות נפוצות ומה כדאי לבדוק לפני ההפקה

חשבונית עצמית היא מסמך פשוט יחסית, אבל דווקא משום שהיא חריגה ביחס לשגרת העסק, קל לטעות בה. הטעות הנפוצה ביותר היא לרשום את נותן השירות בשדה הלקוח, כאילו מדובר בחשבונית רגילה, ובכך להפוך את המסמך להכנסה של העסק במקום להוצאה. טעות כזו עלולה לייצר דיווח שגוי גם במע"מ וגם במס הכנסה.

טעויות שכדאי להכיר

• שכחת הערת ההסבר: חשבונית בלי ציון שמדובר בחשבונית עצמית ובלי פרטי נותן השירות מקשה על כל בדיקה עתידית.
• סכום בלי מע"מ: הפקת החשבונית על סכום העסקה בלבד, בלי תוספת 18% מע"מ, יוצרת פער בין המסמך לבין אופן הדיווח הנדרש.
• דיווח חד צדדי למע"מ: רישום החשבונית רק כתשומה, בלי הרישום המקביל כעסקה, משבש את הדוח התקופתי.
• רישום כהכנסה במס הכנסה: הכללת החשבונית העצמית בסך ההכנסות בדוח השנתי, למרות שלמס הכנסה היא הוצאה בלבד.
• הפקה על ידי עוסק פטור: ניסיון להפיק חשבונית עצמית בתוכנת קבלות של עוסק פטור, במקום לפנות למשרדי מע"מ כשנדרש.

מה כדאי לבדוק מראש

לפני הפקת החשבונית העצמית הראשונה, כדאי לבדוק כמה דברים: האם הצד השני באמת אינו רשאי להוציא חשבונית, או שאולי הוא יכול להוציא חשבונית על עסקת אקראי. האם תוכנת החשבוניות של העסק תומכת בסימון מסמך כחשבונית עצמית. ואיך רואה החשבון של העסק רושם מסמכים כאלה בספרים. מי שעובד עם איש מקצוע יכול לבחון גם את עלויות רואה החשבון מול הזמן שנחסך בטיפול נכון במסמכים חריגים.

בכל מקרה של הוצאת חשבוניות, ובמיוחד לפני החשבונית העצמית הראשונה, כדאי לקבל הסבר מדויק שמתאים לסיטואציה הספציפית של העסק: סוג העוסק, אופי העסקה, והאם מדובר בעסקה חוזרת או חד פעמית. כך נמנעות טעויות שקשה לתקן בדיעבד.

מקורות

• ויקיפדיה - מס ערך מוסף: https://he.wikipedia.org/wiki/מס_ערך_מוסף