חלל עבודה או משרד - מה באמת משתלם יותר

מה משתלם יותר: חלל עבודה משותף או משרד בשכירות?

חלל עבודה משותף משתלם יותר למי שצריך מקום עבודה רק חלק מהזמן או לתקופה קצרה, ומשרד בשכירות משתלם יותר לעסק שעובד מאותו מקום כל יום, לאורך שנים, עם עובדים וציוד. זו התשובה בשורה אחת, ומכאן אני רוצה לפרק אותה, כי ההבדל בין שתי האפשרויות אינו רק במחיר החודשי. הוא גם בגמישות, באחריות על התחזוקה, בתדמית מול לקוחות ובכמה זמן אתם מתחייבים.

רוב בעלי העסקים שאינם מפעילים חנות פיזית מגיעים לשאלה הזו באחד משני מצבים. במצב הראשון, העסק התנהל עד עכשיו מהבית, והעבודה מהסלון התחילה להעיק - בגלל בדידות, רעש, חוסר מקום או הצורך לארח לקוחות. אם אתם שם, שווה לקרוא גם את הסקירה על עבודה מהבית - יתרונות וחסרונות, כי לפעמים התשובה הנכונה היא שילוב ולא מעבר מלא. במצב השני, העסק גדל, נכנסו עובדים, ופתאום צריך חדרים נפרדים, קבלה ומקום לאחסון.

מה שחשוב לי שתדעו כבר בהתחלה: ההשוואה הנכונה היא לא מחיר מול מחיר, אלא עלות לכל יום עבודה שבאמת מנוצל. משרד שעומד ריק חצי מהשבוע יקר יותר ממה שנראה בחוזה, וחלל עבודה שמשלמים עליו מנוי חודשי ומגיעים אליו פעמיים בחודש יקר באותה מידה. לכן הייתה לי המלצה אחת לפני כל השוואה: לספור כמה ימים בחודש אתם באמת צריכים מקום מחוץ לבית, כמה אנשים יושבים בו, וכמה פגישות לקוחות מתקיימות בו.

עוד נקודה שכדאי להחזיק בראש: בשוק הנדל"ן העסקי אפשר היום לשכור גם מקום קבוע לטווח ארוך וגם מקום מזדמן וצנוע יותר, לכמה חודשים, ימים או אפילו שעות. בין שני הקצוות האלה יש לא מעט פתרונות ביניים, ואני מקדיש להם סעיף נפרד בהמשך, כי לדעתי דווקא שם נמצאת לא פעם העסקה המשתלמת ביותר לעסק קטן.

כמה זה עולה: השוואת מחירים בין האפשרויות

הפער בין האפשרויות נובע ממבנה התמחור. משרד מתומחר לפי שטח, כלומר לפי מטר רבוע, ומשולם בכל חודש בלי קשר לשאלה אם השתמשתם בו. חלל עבודה ופתרונות הביניים מתומחרים לפי עמדה, יום או מנוי, ולרוב כוללים בתוכם חלק מהשירותים שבמשרד רגיל משלמים עליהם בנפרד. הטבלה הבאה מרכזת את טווחי המחיר שהיו מקובלים בשוק הישראלי לכל אפשרות.

מקור: טווחי מחיר שהיו מקובלים בשוק הנדל"ן העסקי בישראל, לפני ארנונה וחשבונות. על אופן החיוב בארנונה, שנקבע בכל רשות מקומית, ראו כל זכות - ארנונה. המחירים בפועל משתנים, ולכן כדאי לבקש הצעת מחיר עדכנית מכל מקום לפני החלטה.

דוגמה לחישוב: משרד של 70 מ"ר

קחו מקרה טיפוסי: עסק קטן מחפש משרד עם שלושה חדרים, לובי קבלה, שירותים ומטבחון, בשטח כולל של 70 מ"ר. בתעריף של 100 ש"ח למ"ר, שכר הדירה החודשי יעמוד על 7,000 ש"ח. בפריפריה, בתעריף של 80 ש"ח למ"ר, אותו שטח יעלה 5,600 ש"ח, ובתעריף של 60 ש"ח למ"ר הוא יעלה 4,200 ש"ח. כל הסכומים האלה הם לפני ארנונה, מים וחשמל, ולכן העלות החודשית האמיתית של משרד גבוהה תמיד מהמספר שבחוזה.

דוגמה לחישוב: עבודה של כמה ימים בחודש

עכשיו קחו מצב הפוך: יועצת עצמאית, נקרא לה דנה, עובדת מהבית ופוגשת לקוחות שמונה ימים בחודש. אם היא תשכור משרד יומי ב-300 ש"ח, החודש יעלה לה 2,400 ש"ח, וב-500 ש"ח ליום הוא יעלה 4,000 ש"ח. אם היא תבחר באירוח ביתי ב-20-30 ש"ח ליום, אותם שמונה ימים יעלו 160-240 ש"ח בלבד. החישוב הפשוט הזה מראה למה מספר הימים בחודש הוא המשתנה החשוב ביותר בהחלטה.

חלל עבודה משותף: מה מקבלים ואיפה זה חורק

חלל עבודה משותף הוא מרחב גדול שמעוצב כזירת עבודה אחת, חלל פתוח, עם חלוקה לאזורים קטנים שבהם כל בעל עסק מתמקם ועובד. הרעיון צמח מתוך המגמה השיתופית שעוברת על העולם כולו, והוא מפשט מאוד את השכירות: אין צורך לרכוש משרד, לעצב אותו, לדאוג לריהוט, למחשוב ולניקיון, כי כל התשתית כבר קיימת. בתוספת תשלום אפשר לרכוש גם שירותי מזכירות וניהול, וכך לחסוך הרבה מהטרחה שכרוכה בתפעול משרד.

WeWork היא החברה המוכרת ביותר בתחום, ולצידה פועלות עשרות חברות נוספות בערים שונות בארץ. לפי הערכה שפורסמה בשוק, פועלים בישראל כ-500 חללי עבודה משותפים, ויותר ממחציתם בתל אביב. ככל שהחלל גדול ומפותח יותר, סל השירותים שלו רחב יותר: חדרי ישיבות, ריהוט משרדי מגוון, מכונות צילום ומדפסות, כיבוד קל או פינת קפה, עמדות טלפון ועוד.

היתרון המרכזי: גמישות

לדעתי היתרון הבולט ביותר של חלל עבודה משותף הוא הגמישות, ולא המחיר. אם רוב העסק מתנהל מהבית ואתם מרגישים שהבדידות מתחילה להכביד, חלל עבודה נותן אינטראקציה יומיומית עם אנשים אחרים, ולפעמים גם שיתופי פעולה עם בעלי עסקים מתחומים קרובים. אם אתם צריכים שולחן נוח לשרטוט או לעבודות עיצוב ואין לכם תקציב לרכוש אחד כזה, אפשר לקבל אותו כחלק מתנאי השכירות. וגם כשצריך להזמין לקוח לפגישה ואין מקום אחר זמין וזול, חדר ישיבות בחלל עבודה הוא פתרון נוח.

החסרונות: עליות מחיר ומנוי שלא מתאים לשימוש

השיטה הזו לא חפה מחסרונות. בשכירות לתקופה ארוכה, ההוצאה המצטברת יכולה להיות גבוהה, ובעלי עסקים לא מעטים מעידים שחברות חללי העבודה הגדולות העלו מחירים כמה פעמים, עד שההוצאה הפסיקה להשתלם להם. בעיה נוספת היא התאמת המסלול לשימוש: אם התנאים מחייבים מנוי חודשי ואתם צריכים את המקום רק כמה ימים בחודש, ייתכן שאתם משלמים על זמן שלא תנצלו. ויש גם שאלת הפרטיות - שיחות טלפון רגישות, מסמכים של לקוחות ועבודה שדורשת ריכוז מלא לא תמיד מסתדרים עם חלל פתוח.

טיפ זהב: לפני שאתם חותמים על מנוי, בקשו יום ניסיון באותה שעה שבה אתם מתכוונים לעבוד בדרך כלל. חלל שנראה שקט בבוקר יכול להיות הומה בצהריים, וההבדל הזה קובע אם תצליחו לעבוד בו.

משרד בשכירות: פרטיות, מיתוג ומחויבות ארוכה

האפשרות השנייה, המסורתית, היא לשכור משרד, וזה דומה מאוד בתנאים ובהתנהלות לשכירת דירה. אתם משלמים דמי שכירות, בעל הנכס אמור לדאוג למערכות הנכס ולתקן אותן כשיש תקלה, ובכל היתר אתם אדונים לעצמכם. המשרד הוא מקום פרטי ושקט, הוא משאיר רושם מקצועי על לקוחות, והוא גם כלי שיווקי במידה מסוימת: שלט עם שם העסק בכניסה וחזית מזמינה משדרים יציבות.

למי משרד מתאים

עסק שיש בו עובדים, אפילו עובד אחד, צריך לרוב מקום עם חדרים נפרדים, ולעיתים קרובות גם קבלה שמקבלת בסבר פנים יפות לקוחות, ספקים ושותפים. משרד אפשר לעצב לפי אופי העסק וצרכיו, ולתכנן בו מקום לעובדים, לפגישות ולאחסון מסמכים וציוד. מי שמגייס עובד ראשון למשרד חדש צריך לתכנן גם את הצד המשפטי של ההעסקה, ולכן אני ממליץ לעבור על הנקודות שבמאמר על חוזה העסקה ולמה לשים לב בו, ובמקביל להכיר את הזכויות הבסיסיות של עובדים.

הקשיים של שוכרי משרדים

למרות שמשרד נשמע כמו פתרון אידיאלי לעסק מבוסס, השוכרים נתקלים לא פעם בקשיים. חלק גדול מהנכסים המוצעים להשכרה מנוהל בידי משקיעים, ולא תמיד הטיפול בנכס והמענה המהיר לשוכר נמצאים בראש סדרי העדיפויות שלהם. הקושי הגדול ביותר הוא אורך החוזה: ברוב המקרים הוא נחתם ל-3-4 שנים ולא מתחדש מדי שנה. המשמעות היא שעסק שמגלה מאוחר מדי שהמשרד לא מתאים לו, בגלל גודל, מיקום או בעל נכס שלא מתפקד, יצטרך למצוא דרך לפנות אותו לפני סוף החוזה, אם התנאים מאפשרים זאת בכלל, או להמשיך תקופה ארוכה במקום שלא מתאים.

לצד החוזה, בעלי נכסים מבקשים בדרך כלל בטוחות - ערבות בנקאית, שיקים או ערבים. ההיגיון דומה מאוד לשכירות למגורים, ושווה להכיר את מה שמקובל ומה מוגזם לפני שנכנסים למשא ומתן. סקירה מפורטת יש במאמר על ערבות לחוזה שכירות ומה מותר לבעל הנכס לדרוש.

טיפ זהב: אם אתם חותמים על משרד ל-3-4 שנים, בקשו לכלול בחוזה סעיף יציאה מוקדמת בהודעה מראש, או זכות להכניס שוכר משנה. סעיף כזה שווה הרבה יותר מהנחה קטנה בשכר הדירה.

פתרונות ביניים: משרד לפי יום, חלוקת משרד ואירוח ביתי

עם הצמיחה של ענף הנדל"ן העסקי צמחו לא מעט פתרונות שהם שילוב בין חלל עבודה לבין משרד. דרך האינטרנט קל למצוא הסדרים שמאפשרים לשכור מקום על בסיס חודשי, שבועי, יומי ואפילו שעתי, במחירים נוחים, ולפעמים כולל ריהוט, חדרי ישיבות או מרפסת אירוח. לדעתי זה הסעיף שהכי שווה לבדוק לעומק לפני שמתחייבים לאחת משתי האפשרויות הקלאסיות.

משרד להשכרה יומית ומשרד משותף

השכרת משרד ליום אחד עמדה בשוק על 300-500 ש"ח. אם מדובר במשרד מרווח עם יותר מעמדה אחת, אפשר לשכור אותו יחד עם בעל עסק נוסף ולהתחלק בעלות. בפועל, חלוקה כזו הופכת את המשרד לחלל עבודה קטן לכל דבר, אבל עם פרטיות גדולה יותר ועם שותף שאתם בוחרים בעצמכם. שני בעלי עסקים שחולקים משרד יומי ב-500 ש"ח משלמים כל אחד 250 ש"ח ליום, פחות מהקצה התחתון של משרד יומי פרטי.

חלל עבודה פתוח עם אווירה

חלל עבודה פתוח יקר יותר, עם טווח של 400 עד 1,000 ש"ח לפי המיקום ועד כמה הוא נחשק. בתמורה אתם קונים גם את האווירה: מעבר לנוכחות של בעלי עסקים רבים, חלק מהמקומות מקיימים מסיבות, מפגשי ערב ומטבח מאובזר לארוחות. למי שבונה רשת קשרים או מחפש שותפים, זה ערך אמיתי, אבל חשוב לזכור שאתם משלמים עליו.

אירוח ביתי לעבודה משותפת

רעיון נוסף, שצמח מתוך מצוקה כלכלית, הוא עבודה משותפת בבית של בעל עסק אחר, בסלון או בחצר. בעלי בתים מרווחים מארחים אנשים עם המחשב הנייד שלהם, עם כיבוד, קפה ורשת אלחוטית ביתית, בתמורה לתשלום יומי של 20-30 ש"ח בלבד. אירוח חברתי כזה שכולל גם ארוחת צהריים עולה כ-60-70 ש"ח ליום לכל היותר. זה פתרון מצוין לשבור שגרה ולצאת מהבית, אבל הוא פחות מתאים לפגישות לקוחות או לעבודה שדורשת פרטיות.

איך מחליטים: שאלות שעוזרות לסדר עדיפויות

אז מה עדיף? התשובה נגזרת מהצרכים של כל עסק. מי שרוצה אווירה תוססת, מקום פתוח, הזדמנויות עסקיות חדשות ואינטראקציה עם אנשים לאורך היום, יכול לשכור חלל עבודה ולבחור בין כיסא חם (מקום ליד שולחן גדול שמשותף לכמה אנשים), שולחן אישי ומשרד סגור בתוך החלל. מי שצריך שקט, מקום לעובדים, לציוד ולניירת בלי הפרעות, יעדיף משרד בשכירות, עם ניהול מלא של מה שקורה בנכס ועם המחויבות החוזית שבאה איתו.

אני ממליץ לעבור על השאלות הבאות לפני שמחליטים:

1. כמה ימים בחודש אתם באמת צריכים מקום עבודה מחוץ לבית - זו השאלה שמכריעה את רוב ההחלטות.
2. האם אתם מחפשים לשבור שגרה ולפגוש עמיתים ושותפים פוטנציאליים, או דווקא שקט וריכוז?
3. האם אתם צריכים תשתית קבועה ומסודרת שתשרת אתכם שנים, או פתרון שאפשר לעזוב בהתראה קצרה?
4. האם אתם נפגשים עם לקוחות באופן קבוע, ואם כן - כמה פעמים בשבוע?
5. האם העסק צפוי להתרחב בשנים הקרובות, או דווקא להצטמצם?
6. האם יש לכם ציוד, ארכיון או מלאי שצריך מקום אחסון קבוע?

כשהעסק עובר למקום חדש, הרבה דברים זזים איתו: הכתובת שמופיעה בפרופילים העסקיים, ניהול הפגישות והקשר עם הלקוחות. מי שעובר לחלל עבודה ומחליף מקום לעיתים קרובות ירוויח מסדר במעקב אחרי לקוחות, ואפשר לקרוא על כך במאמר על מערכת ניהול לקוחות (CRM) ואיך בוחרים אותה. ומי שפותח משרד עם שלט וכתובת קבועה, שווה שיעדכן גם את הנוכחות ברשת, למשל לפי ההנחיות על איך פותחים דף עסקי בפייסבוק.

ויש גם צד המימון. מעבר למשרד כולל לעיתים קרובות הוצאה ראשונית לא קטנה על ריהוט, מחשוב והתאמות, ועסק שצריך גמישות תזרימית יכול לבדוק אם הוא עומד בתנאים של הלוואה בערבות המדינה לעסקים קטנים. עלות האשראי צמודה לרוב לריבית הפריים, שנגזרת מריבית בנק ישראל, ולכן כדאי להכניס אותה לחישוב לפני שמחליטים להשקיע בהתאמת משרד.

טיפ זהב: אל תחליטו על סמך תחושה. נסו חודש אחד של פתרון גמיש, רשמו כמה ימים השתמשתם בו ומה הפריע לכם, ורק אחר כך השוו לעלות של משרד קבוע.

לסיכום הסעיף הזה: מקום עבודה הוא הוצאה לא נמוכה, אבל ברוב המקרים היא משתלמת כשהיא מתאימה לאופן שבו העסק באמת עובד. אתם משלמים על מקום כדי לעבוד בו, ולכן הוא צריך להיות איכותי, נעים ומעורר השראה - ובעיקר כזה שמשרת את המטרות העסקיות שלכם ולא להפך.

מקורות

• ויקיפדיה - WeWork
• כל זכות - תעסוקה וזכויות עובדים
• בנק ישראל - ריבית בנק ישראל