חשבוניות מס מופקות בדרך כלל על ידי נותן שירות ועל כן כמעט כל עסק מקבל חשבוניות מנותני השירות שלו ונותן חשבוניות ללקוחות שלו. המטרה של החשבוניות היא כפולה, מצד אחד לדווח למס הכנסה ומע"מ על ההכנסות שלנו, במקרה שמדובר בחשבונית שאנחנו הפקנו. ומצד שני לדווח למס הכנסה על ההוצאות שלנו, במידה ומדובר על חשבונית שאנחנו קיבלנו. אם כך מה הפירוש של המושג חשבונית עצמית? בגדול, מדובר בחשבונית מס אשר אנחנו מפיקים לעצמנו.
בקצרה
חשבונית עצמית היא חשבונית מס המופקת על ידי מקבל שירות או קונה מוצר, עבור עסק או מוכר שאינם רשאים להנפיק חשבונית, כגון מוכר פרטי או גורם מחו"ל. הליך זה נדרש כדי לאפשר דיווח על העסקה לרשויות המס וקבלת החזר מס על הוצאה מוכרת. עוסק פטור אינו יכול להוציא חשבונית עצמית בדרך כלל, אך במקרים מסוימים ניתן להנפיק אותה במשרדי מע"מ לאחר קבלת אישור לעסקה. בהפקת חשבונית עצמית, יש לרשום את שם החברה שלכם כלקוח ואת סכום העסקה בתוספת 18% מע"מ, ולהוסיף הערה המפרטת את נותן השירות. למע"מ, חשבונית עצמית מדווחת פעמיים - פעם כהכנסה ופעם כהוצאה, בעוד שלמס הכנסה היא מדווחת רק כהוצאה.
חשבוניות עצמיות נדרשות בעת שאנחנו מקבלים שירות או קונים מוצר מעסק או מוכר שאינם רשאים להפיק חשבונית. זה יכול להיות מוכר פרטי או גורם מחו"ל.
דוגמה מצוינת למקרה שידרוש חשבונית עצמית ועסקים קטנים רבים חווים אותו כל חודש, שכירות של חנות/משרד/חלל עבודה מידי אדם פרטי שאין לו תיק עוסק ברשויות המס ועל כן הוא לא יכול להוציא חשבונית מס.
דוגמה נוספת, אשר גם צוברת פופולריות בישראל, הינה הזמנה של מוצרים ושירותים מחו"ל, למשל קנייה של ציוד למשרד דרך אלי אקספרס.
המשותף לשני המקרים הללו הינה העובדה שללא חשבונית מס אין אפשרות לדווח לרשויות המס על העסקה. בנוסף, מצב כזה מונע מכם לקבל החזר מס על הוצאה זו כהוצאה מוכרת של העסק.
למה נדרשת חשבונית עצמית?
מה עושה עוסק פטור?
עוסק פטור אינו גובה מע"מ ועל כן הוא גם אינו מוציא חשבונית מס, על כן הוא גם לא יכול להוציא חשבונית עצמית. עם זאת, במקרים מסוימים עסקים פטורים כן משלמים מע"מ. הדרך הקיימת כיום להוצאת חשבונית מס ע"י עוסק פטור מצריכה ממנו להגיע למשרדי מע"מ. שם מקבל העוסק אישור לעסקה ולאחר מכן פקיד המע"מ הנמצא במקום מנפיק לעוסק הפטור את חשבונית עמס בהתאם לפרטי העסקה אשר דווחה.
כפי שברור לכולם, אין מדובר בשיטה יעילה וכתוצאה מכך ומהעובדה שרשויות המס לא מבקרות באופן הרמטי את הנושא של חשבוניות מס. לא ברור כמה עוסקים פטורים אכן מבצעים את התהליך של הפקת חשבונית מס עצמית.
שימו לב שאת ההליך במשרדי מע"מ יכול לבצע כל אחד מהצדדים של העסקה ולכן גם נותן השירות יכול להגיע למשרדי מע"מ ולבקש להוציא חשבונית מס על עסקת אקראי, שזה בעתם הוצאה של חשבונית מס כנגד עסקה חד פעמית.
שימוש בחשבונית כהוצאה מוכרת
כפי שכבר תיארנו, עסקים משתמשים בחשבוניות מס בכדי להצהיר על הוצאות מוכרות והן לקיזוז מס. וזו אחת המטרות של חשבוניות עצמיות, לאפשר את התהליכים הבירוקרטים הללו.
בנוגע לקיזוזי המע"מ יש לזכור שכמובן הקיזוז מתבצע רק לעסקים מורשים או חברות בע"מ וכי כמו כל עסקה אחרת וחשבונית אחרת עוסקים פטורים אינם זכאים לקיזוזי מע"מ.
כמו כן, יש להבחין בעובדה שנותן השירות אינו יכול להשתמש בחשבונית זו לקיזוז מס והצהרה על הוצאה מוכרת, היות והוא זה שסיפק את השירות/מוצר ולא קיבל אותו.
תהליך הוצאת החשבונית העצמית
התהליך הבסיסי זהה להפקה של חשבונית מס רגילה ולכן הוא מתבצע באותה תוכנה להפקת חשבוניות בה אתם משתמשים תמיד.
בכדי להוציא חשבונית עצמית יש לרשום את פרטי העסקה באופן מעט שונה. למשל, בשם הלקוח יש לרשום את החברה שלכם (ולא את נותן השירות), סכום השירות צריך לכלול בתוכו את סכום העסקה עצמה בתוספת של 18% מע"מ.
בהמשך יש להוסיף הערה המעידה ומסבירה כי מדובר על חשבונית עצמית ומי הוא נותן השירות ממנו קיבלתם את השירות או קניתם את המוצר.
את המסמך המקורי יש להעביר למס הכנסה ומע"מ לצרכים שלכם והעתק יש להעביר לנותן השירות. כמו שציינו נותן השירות אינו יכול להשתמש בחשבונית זו לצרכי הצהרה על הוצאות.
דיווח לרשויות
כפי שכבר ציינו חשבונית עצמית מאפשרת לדווח לרשויות המס ולמע"מ על הוצאות ועל ניקויי מע"מ. אם זאת יש לשים לב שישנו דיווח שונה בין שני הגורמים הללו. למס הכנסה מדווחת החשבונית אך ורק בתור הוצאה. עם זאת, למע"מ החשבונית מדווחת פעמיים, פעם בתור הכנסה ופעם בתור הוצאה, זאת בכדי לשקף את תשלום המע"מ.
שני הדיווחים הללו הינם חיוניים, אך חשוב להבין ולשים לב שהדיווחים למע"מ ולמס הכנסה יראו שונה ויש להבין ולהכיר את הפערים הללו.
בכל מקרה של הוצאת חשבוניות ובכלל לפני הוצאת החשבונית הראשונה מומלץ להתייעץ עם מומחה בתחום ולקבל ייעוץ והסבר מדויק התואם את הסיטואציה הספציפית שלכם.