מהי חשבונית עצמית ולמה צריך אותה

בשגרה העסקית, מי שנותן את השירות או מוכר את המוצר הוא שמפיק את חשבונית המס. כמעט כל עסק נמצא בשני הצדדים: הוא מקבל חשבוניות מהספקים שלו, ומפיק חשבוניות ללקוחות שלו. לחשבונית יש תפקיד כפול. אצל מי שהפיק אותה היא מתעדת הכנסה שמדווחת למס הכנסה ולמע"מ. אצל מי שקיבל אותה היא מתעדת הוצאה, ואצל עוסק מורשה או חברה היא גם הבסיס לקיזוז המע"מ ששולם.

הבעיה מתחילה כשהצד שנותן את השירות אינו יכול להפיק חשבונית מס. זה קורה כשמדובר באדם פרטי שאין לו תיק עוסק ברשויות המס, או בגורם מחו"ל שאינו רשום במע"מ בישראל. בלי חשבונית, העסק שקיבל את השירות נשאר בלי מסמך שמתעד את העסקה. התוצאה המעשית היא שאין לו בסיס לדווח על העסקה לרשויות, ואין לו בסיס לרשום אותה כהוצאה מוכרת שמקטינה את ההכנסה החייבת.

החשבונית העצמית נועדה לפתור בדיוק את הפער הזה. בחשבונית עצמית העסק מפיק את חשבונית המס בעצמו, על שמו, במקום הספק שאינו רשאי להפיק אותה. מבחינה טכנית זה מסמך רגיל של חשבונית מס, עם כמה הבדלים ברישום: שם הלקוח הוא העסק עצמו, ובהערה מצוין מי נתן בפועל את השירות. כך נוצר תיעוד מלא של העסקה, שמאפשר לרשום את ההוצאה ולטפל במע"מ לפי הכללים.

חשוב להבין מה החשבונית העצמית אינה. היא אינה מסמך שהספק יכול להשתמש בו, והיא אינה הופכת את הספק לעוסק. היא כלי רישומי בידי מקבל השירות בלבד, ולכן הדיווח עליה נעשה בדוחות של העסק שהפיק אותה, ולא בדוחות של הספק.

באילו מצבים נדרשת חשבונית עצמית

המכנה המשותף לכל המצבים הוא עסקה אמיתית, שבה העסק שילם תמורה, אבל הצד השני אינו יכול להנפיק חשבונית מס. ברוב העסקים הקטנים המצב הזה חוזר על עצמו בעיקר בשני תרחישים.

שכירות של משרד, חנות או חלל עבודה מאדם פרטי

זו הדוגמה הנפוצה ביותר, והיא חוזרת כל חודש. עסק ששוכר חנות, משרד או חלל עבודה מבעל נכס פרטי, שאין לו תיק עוסק, אינו מקבל ממנו חשבונית מס. השכירות היא הוצאה עסקית מובהקת, ובלי מסמך מתאים העסק מתקשה לרשום אותה. החשבונית העצמית מתעדת את תשלום השכירות החודשי, ומאפשרת לרשום אותו כהוצאה ולטפל במע"מ שנלווה אליו. כשהמשכיר הוא עוסק מורשה או חברה, הוא מפיק חשבונית רגילה, ואין צורך בחשבונית עצמית.

שירות או תוכנה מספק זר

עסקים בישראל נשענים יותר ויותר על שירותים מספקים בחו"ל: מנויים לתוכנות, שירותי ענן, פרסום ממומן או עבודה של פרילנסר שאינו תושב ישראל. ספק כזה מפיק לרוב קבלה או מסמך חיוב לפי הכללים של המדינה שלו, אבל לא חשבונית מס ישראלית. במצבים כאלה נשאלת השאלה אם יש להפיק חשבונית עצמית ואיך לרשום את המע"מ על השירות שנצרך בישראל. התשובה תלויה בסוג השירות ובמעמד הספק, ולכן זה אחד המקרים שבהם כדאי לבדוק מול רואה החשבון של העסק לפני שקובעים נוהג קבוע.

ומה לגבי מוצרים שמוזמנים מחו"ל

טובין שמגיעים לישראל מחו"ל, למשל ציוד משרדי שהוזמן מאתר קניות בינלאומי, עוברים מסלול נפרד של מע"מ ביבוא. לכן אין להניח שכל קנייה מאתר זר מחייבת חשבונית עצמית. ההבחנה בין שירות שנצרך מרחוק לבין מוצר פיזי שעובר במכס חשובה, כי היא קובעת איזה מסמך מתעד את ההוצאה ואיך נרשם המע"מ.

כמה מע"מ מוסיפים לחשבונית עצמית

בחשבונית עצמית מוסיפים לסכום העסקה מע"מ בשיעור הכללי. שיעור המע"מ הכללי בישראל הוא 18%, בתוקף מ-1 בינואר 2025, ועד 31 בדצמבר 2024 עמד על 17%. נכון לאוקטובר 2026 לא הודע על שינוי נוסף. כך, על שירות של 6,000 ש"ח מוסיפים 1,080 ש"ח מע"מ, והחשבונית נערכת על 7,080 ש"ח. הסבר מלא על המס, על מי שחייב בו ועל החזרים נמצא במאמר על מס ערך מוסף.

מועד העסקה קובע, לא מועד ההפקה

כשהשיעור משתנה, החשבונית העצמית מחושבת לפי השיעור שחל במועד העסקה. עסקה שהתבצעה עד 31.12.2024 מחושבת לפי 17%, ועסקה מ-1.1.2025 מחושבת לפי 18%. מי שמתקן חשבונית עצמית ישנה, או מפיק באיחור חשבונית על עסקה מתקופה קודמת, צריך לבדוק מתי התבצעה העסקה ולא מתי הוא יושב מול התוכנה. במקרים כאלה כדאי לבדוק את החישוב מול רואה חשבון, כי טעות בשיעור משנה גם את מס העסקאות וגם את מס התשומות.

חשבונית עצמית - מהי, מתי נדרשת ואיך מוציאים אותה
תקופהשיעור המע"מ הכללימע"מ על עסקה של 6,000 ש"ח
יוני 2013 עד ספטמבר 201518%1,080 ש"ח
ספטמבר 2015 עד 31 בדצמבר 202417%1,020 ש"ח
מ-1 בינואר 202518%1,080 ש"ח

מקור לתקופות ולשיעורים: ויקיפדיה - מס ערך מוסף. הסכומים בעמודה האחרונה מחושבים מהשיעור.

שכירות: החיוב במע"מ לפי מועד התשלום

בהשכרת נכסים מועד החיוב במע"מ נקבע על בסיס מזומן, כלומר עם קבלת התמורה ועל הסכום שהתקבל בפועל. בהוראת פרשנות מדצמבר 2024 הביאה רשות המסים דוגמה למעבר בין השיעורים: תשלום מראש שהתקבל ב-1.11.2024 עבור החודשים נובמבר עד ינואר חויב כולו ב-17%, גם החלק שמתייחס לינואר 2025, וכל תשלום מ-1.2.2025 חויב ב-18%. הדוגמה מופיעה בהוראת הפרשנות של רשות המסים על שינוי שיעור המע"מ, והיא ממחישה שבשכירות, מועד התשלום הוא שקובע את השיעור.

איך מפיקים חשבונית עצמית שלב אחר שלב

התהליך הבסיסי זהה להפקה של חשבונית מס רגילה, ולכן הוא נעשה באותה תוכנה שבה העסק מפיק את החשבוניות שלו. מי שעוד בוחר מערכת יכול להיעזר במאמר על השוואת מערכות לחשבונית דיגיטלית, ולבדוק אם המערכת תומכת בסימון של חשבונית עצמית. ההבדל הוא באופן שבו ממלאים את השדות.

  1. שם הלקוח הוא העסק עצמו. בשדה הלקוח רושמים את שם העסק או החברה שמפיקים את החשבונית, ולא את שם נותן השירות.
  2. סכום החשבונית כולל את סכום העסקה בתוספת מע"מ של 18%. בשכירות של 6,000 ש"ח, החשבונית נערכת על 7,080 ש"ח.
  3. מוסיפים הערה שמבהירה שזו חשבונית עצמית, ומפרטת את נותן השירות או המוכר: שמו ומהות העסקה.
  4. שומרים את המסמך המקורי לצורכי הדיווח של העסק למע"מ ולמס הכנסה, ומעבירים העתק לנותן השירות.
  5. רושמים את החשבונית בהנהלת החשבונות כך שהמע"מ יופיע בשני הצדדים של הדוח, כפי שמוסבר בסעיף הבא.

ההדגשה בשלב הראשון היא המשפט המרכזי בסעיף הזה: זו הנקודה שבה רוב הטעויות נעשות, כי הנטייה הטבעית היא לרשום את הספק כלקוח. העתק החשבונית שמועבר לנותן השירות הוא לידיעתו בלבד. הוא אינו יכול להשתמש בו כדי לרשום הוצאה או לקזז מס, כי הוא זה שסיפק את השירות ולא קיבל אותו.

מתי מפיקים את החשבונית

בשירותים, חשבונית מס או חשבון עסקה יוצאים לכל המאוחר 14 יום מיום קבלת התשלום, בלי קשר למועד מתן השירות. בטובין הכלל הוא עד 14 יום ממועד המסירה. מסמך משולב של חשבונית מס/קבלה מופק מיד עם התשלום, בלי חלון של 14 יום. הכללים מפורטים בעמוד הוצאת חשבונית מס, חשבונית עסקה וקבלה באתר כל זכות. בשכירות חודשית, הפקה מסודרת סמוך לכל תשלום חוסכת חיפושים בסוף התקופה ומונעת פער בין התשלום לבין הדוח.

מספר הקצאה בחשבוניות ישראל

רפורמת חשבוניות ישראל מחייבת לבקש מרשות המסים מספר הקצאה לחשבונית מס בעסקה בין עסקים מעל סף שנקבע. הרפורמה החלה במאי 2024 עם סף של 25,000 ש"ח, הסף ירד ל-10,000 ש"ח בינואר 2026, ומ-1 ביוני 2026 הוא עומד על 5,000 ש"ח, כפי שדווח בביזפורטל. הסכום הקובע הוא הסכום לפני מע"מ, והדרישה חלה על חשבונית מס ועל חשבונית מס/קבלה, ולא על חשבון עסקה, לפי הסקירה ב-ynet. בחשבונית שעוברת את הסף ואין בה מספר הקצאה, הקונה עלול לאבד את הזכות לקזז מע"מ תשומות. לא נמצא מקור רשמי שקובע אם ואיך החובה חלה על חשבונית עצמית, שבה הקונה והמנפיק הם אותו עסק. בשכירות של 6,000 ש"ח, שעוברת את הסף, את הנקודה הזו כדאי לבדוק מול רואה החשבון או מול תוכנת החשבוניות.

איך מדווחים על חשבונית עצמית למע"מ ולמס הכנסה

החשבונית העצמית נרשמת אחרת בכל אחת משתי המערכות, וזה מקור הבלבול העיקרי בנושא. במע"מ החשבונית נרשמת פעמיים, פעם כהכנסה ופעם כהוצאה, ובמס הכנסה היא נרשמת רק כהוצאה. הרישום הכפול במע"מ משקף את העובדה שהעסק מצד אחד "מפיק" את החשבונית, ולכן נרשם אצלו מס עסקאות, ומצד שני הוא מקבל השירות, ולכן נרשם אצלו מס תשומות.

אצל עוסק מורשה או חברה שני הרישומים מבטלים זה את זה, וההפרש לתשלום בגין העסקה הוא אפס. המטרה אינה לגבות מס נוסף, אלא לשקף את העסקה במלואה בדוחות. במס הכנסה התמונה פשוטה יותר: אין שם רישום של הכנסה, אלא רק של ההוצאה, לפי הכללים של הדוח השנתי למס הכנסה.

דוגמה: שכירות של 6,000 ש"ח בחודש מאדם פרטי

קחו מקרה טיפוסי: עסק הרשום כעוסק מורשה שוכר משרד מאדם פרטי ב-6,000 ש"ח בחודש. המשכיר אינו רשום כעוסק ואינו מפיק חשבונית, ולכן העסק מפיק חשבונית עצמית בכל חודש. החשבונית נערכת על 7,080 ש"ח: 6,000 ש"ח ועוד מע"מ של 1,080 ש"ח לפי 18%. בדוח המע"מ נרשמים 1,080 ש"ח כמס עסקאות ו-1,080 ש"ח כמס תשומות, וההפרש לתשלום בגין העסקה הוא 0 ש"ח. בשנה מצטברים 12,960 ש"ח בכל צד של דוחות המע"מ, ובמס הכנסה נרשמת הוצאה של 72,000 ש"ח.

רישוםהיכן נרשםסכום חודשיסכום שנתי
מס עסקאותדוח מע"מ1,080 ש"ח12,960 ש"ח
מס תשומותדוח מע"מ1,080 ש"ח12,960 ש"ח
הפרש לתשלום בגין העסקהדוח מע"מ0 ש"ח0 ש"ח
הוצאת שכירותמס הכנסה6,000 ש"ח72,000 ש"ח

מקור לשיעור המע"מ שעליו מבוסס החישוב: כל זכות - מס ערך מוסף (מע"מ).

שני הדיווחים חיוניים, וחשוב לדעת מראש שהם ייראו שונה. מי שמשווה את דוח המע"מ לדוח רווח והפסד ורואה בדוח המע"מ "הכנסה" של 12,960 ש"ח שאין לה מקבילה במס הכנסה, אינו טועה בהכרח: זו בדיוק הדרך שבה חשבונית עצמית אמורה להירשם.

מה קורה כשהעסק הוא עוסק פטור

עוסק פטור אינו גובה מע"מ מהלקוחות שלו, ולכן אינו מפיק חשבוניות מס. קיזוז מס תשומות שמור לעוסק מורשה ולחברה, ואצל עוסק פטור המע"מ ששולם הוא חלק מעלות ההוצאה. מכאן נובע שעוסק פטור אינו מפיק חשבונית עצמית בתוכנת החשבוניות שלו, כפי שעושה עוסק מורשה: אין לו מס עסקאות לרשום ואין לו מס תשומות לקזז. ההבדלים בין המעמדות מוסברים בהרחבה במאמר על ההבדלים בין עוסק פטור, עוסק מורשה וחברה בע"מ, ומי שמתלבט אם להישאר פטור יכול לקרוא על התקרה של עוסק פטור ומתי כדאי לפתוח.

עוסק פטור שבכל זאת צריך חשבונית מס

יש מצבים שבהם גם עסקים פטורים משלמים מע"מ על עסקה מסוימת, ואז נדרשת חשבונית מס. הדרך הקיימת לכך מחייבת להגיע למשרד מע"מ. שם מאשרים את העסקה, ופקיד המע"מ מנפיק את חשבונית המס לפי פרטי העסקה שדווחו. זה תהליך מסורבל, ובפועל אין פיקוח הדוק על הנושא, כך שלא ברור כמה עוסקים פטורים אכן עוברים אותו. מידע על הדיווחים השוטפים של עוסק פטור נמצא במאמר על דיווח מע"מ לעוסק פטור.

עסקת אקראי: כשהספק הוא אדם פרטי

את ההליך במשרד מע"מ יכול לבצע כל אחד מהצדדים לעסקה. גם נותן השירות, אדם פרטי שאינו רשום כעוסק, יכול לפנות למשרד מע"מ ולבקש חשבונית מס על עסקת אקראי, כלומר עסקה חד פעמית. כשהספק הוא אדם פרטי שנותן שירות באופן חד פעמי, עומדות אפוא שתי דרכים: חשבונית עסקת אקראי שמונפקת לו במשרד מע"מ, או חשבונית עצמית שמפיק העסק שקיבל את השירות. איזו דרך מתאימה תלוי בנסיבות העסקה ובמעמד הצדדים, וזו שאלה שכדאי לסגור מול רואה החשבון לפני התשלום.

על עסקה חד-פעמית של מי שאינו עוסק קבוע חלים כללי מס שונים, והם מפורטים במדריך עסקת אקראי.

טעויות נפוצות ומה כדאי לבדוק

רוב הבעיות סביב חשבונית עצמית אינן נובעות מחוסר ידיעה שהיא קיימת, אלא מפרטים קטנים ברישום. הטעות הנפוצה ביותר היא לרשום את הספק כלקוח בחשבונית, במקום את העסק עצמו. טעות כזו הופכת את המסמך לחשבונית רגילה כביכול שהעסק הפיק לספק, והרישום בדוחות יוצא עקום.

  • שיעור מע"מ שגוי בעסקה ישנה. עסקה עד 31.12.2024 מחושבת לפי 17%, ועסקה מ-1.1.2025 לפי 18%. בשכירות, מועד התשלום הוא שקובע.
  • רישום חד צדדי במע"מ. מי שרושם רק את מס התשומות ולא את מס העסקאות מקזז מע"מ שלא שילם לאיש, ויוצר פער בדוח.
  • רישום הכנסה במס הכנסה. במס הכנסה החשבונית העצמית היא הוצאה בלבד, ואין לרשום בגינה הכנסה.
  • הנחה שהספק יכול להשתמש בעותק. העותק שנמסר לנותן השירות אינו מסמך שהוא יכול לרשום כהוצאה.
  • התעלמות ממספר הקצאה. בעסקה שעוברת את הסף של 5,000 ש"ח לפני מע"מ כדאי לבדוק מה הנוהג בתוכנת החשבוניות ומול רואה החשבון.
  • קנייה של טובין מחו"ל כאילו הייתה שירות. מוצר פיזי עובר מסלול של מע"מ ביבוא, וזה משפיע על המסמך שמתעד את ההוצאה.

לפני החשבונית העצמית הראשונה של העסק כדאי לבדוק את התהליך מול רואה חשבון, ולוודא שהתוכנה מגדירה את המסמך נכון. מי שעדיין אין לו ליווי מקצועי יכול לקרוא על עלות רואה חשבון לעוסק פטור ומורשה. עסק שעובד הרבה עם ספקים בחו"ל ימצא שימוש במאמר על ההבדל בין מומחה מס בינלאומי לרואה חשבון.

מקורות