פתיחת מייל עסקי בגוגל ג'ימייל - האם כדאי, ומהם העלויות

מה בעצם קונים כשפותחים מייל עסקי בג'ימייל

במשך שנים ג'ימייל היה ג'ימייל בלבד: אי אפשר היה להשתמש בממשק שלו עבור כתובת דואר אלקטרוני שאינה מסתיימת בסיומת של גוגל. עם התחרות מול מיקרוסופט ושירותי אאוטלוק, גוגל הוסיפה את האפשרות לחבר כתובת דואר אלקטרוני בהתאמה אישית - כלומר כתובת שהסיומת שלה היא שם הדומיין של העסק - אל תוך אותו ממשק בדיוק. מהצעד הזה צמחה חבילת שירותים עסקית שלמה, שכיום מוכרת בשם גוגל וורקספייס.

מה שהעסק קונה אינו תיבת דואר בלבד, אלא סביבת עבודה משותפת שבמרכזה ממשק שרוב העובדים כבר יודעים להפעיל בלי הדרכה. זהו היתרון שמטה את הכף אצל חלק גדול מהעסקים: אין עקומת למידה, אין התנגדות של עובדים לממשק חדש, ואין שבועיים של שאלות על היכן נמצא כפתור ההשבה. עובד שמנהל את הדואר הפרטי שלו בג'ימייל ייכנס לתיבה העסקית ויתחיל לעבוד באותו רגע.

רכיבי החבילה הבסיסית

החבילה הבסיסית, כפי שהוצגה בשירות ג'י-סוויט, כללה את מנגנוני האבטחה של גוגל, תמיכה עסקית מטעם החברה, גישה מכל מכשיר סלולרי ומכל מקום, וצ'אט ושיחות וידאו בין העובדים לבין עצמם. לצד הדואר עצמו הגיעו גם יומן משותף, אחסון ענן בגוגל דרייב, עורכי מסמכים וגיליונות המקבילים לחבילת המשרד של מיקרוסופט, ושירות הערות משותפות. כלומר, אותם שירותים שרוב האנשים מכירים מהשימוש הפרטי, רק עם ניהול מרכזי מטעם העסק.

שני נתונים כמותיים בלטו בחבילת הבסיס: 30 ג'יגה-בייט אחסון לכל משתמש - כפול מהנפח שקיבל אז משתמש פרטי סטנדרטי - ועד 30 כתובות דואר אלקטרוני לכל משתמש. המשמעות המעשית של הנתון השני היא שעובד אחד יכול להחזיק גם כתובת אישית, גם כתובת של תפקיד וגם כתובות ייעודיות לקמפיינים או לפרויקטים, בלי שהעסק ישלם על כל אחת מהן בנפרד.

ניהול, מעבר וזמינות

מנהל המערכת בעסק מקבל לוח ניהול של משתמשים ושל נקודות קצה: פתיחה וסגירה של חשבונות, איפוס סיסמאות והגדרת הרשאות. בעת מעבר משירות קודם אפשר לייבא את הנתונים וההתכתבויות מאאוטלוק או מכל פלטפורמה מוכרת אחרת אל תוך הממשק החדש, כך שההיסטוריה העסקית אינה הולכת לאיבוד. גוגל מתחייבת בהסכם השירות על זמינות של 99.9 אחוז, ובפועל תקלות רוחביות בשירות הן אירוע נדיר ומדובר. עסק שמודאג מאובדן מידע כדאי שיקרא בנפרד על גיבוי בענן ועל ההבדל בין סנכרון לבין גיבוי אמיתי - זמינות גבוהה אינה תחליף לעותק נוסף של המידע.

שלוש החבילות - מה ההבדל ביניהן

ההבדל בין שלוש החבילות אינו בדואר עצמו אלא בשכבת הניהול והפיקוח שמעליו. כל החבילות מספקות את אותה תיבת דואר, אותו ממשק ואותם כלי משרד; מה שמשתנה הוא כמה שליטה מקבל הארגון על מה שקורה בתוך התיבות. ברוב העסקים הקטנים חבילת הבסיס מספיקה לחלוטין, והמעבר לחבילה יקרה יותר מוצדק רק כשנדרשים ארכיון, חיפוש בהתכתבויות או ניהול ציוד קצה.

החבילה העסקית הוסיפה את גוגל וולט - שירות ששומר את תוכן תיבות הדואר בפורמט ארכיון, מאפשר לחפש בו, להפיק דוחות ולשמר התכתבויות גם אחרי שעובד מחק אותן או עזב את הארגון. עבור עסק שמנהל התקשרויות מול לקוחות, או שחשוף לסכסוכים משפטיים, זו לא תוספת מותרות אלא כלי עבודה. חבילת הארגונים הוסיפה מעליה שכבת ניהול מתקדמת של ציוד הקצה והמשתמשים - יכולות שרלוונטיות בעיקר לחברות גדולות עם מחלקת טכנולוגיה ייעודית.

מקור: מחירון ג'י-סוויט כפי שפורסם על ידי גוגל בתקופת השירות בשם זה. השירות נקרא היום גוגל וורקספייס, שמות החבילות והמחירים עודכנו מאז, ויש לאמת את המחיר העדכני בעמוד המחירים הרשמי של גוגל לפני חתימה.

כמה זה באמת עולה - החשבון של עסק קטן ושל עסק בינוני

עסק של אדם אחד, שניים או שלושה מגיע לחשבון פשוט: לפי מחירון הבסיס ההיסטורי מדובר היה ב-6, 12 או 18 דולר לחודש בסך הכל. בסדרי גודל כאלה אין הרבה מה להתלבט - הסכום זניח ביחס לכל הוצאה עסקית אחרת, והתמורה כוללת כתובת מקצועית, אחסון מוגדל, יומן משותף ושיחות וידאו פנימיות. עד חמישה משתמשים, עלות החבילה העסקית נמוכה בדרך כלל ממחיר של שעת עבודה אחת של איש מקצוע טכני, ולכן קשה להצדיק חיסכון בה.

החשבון מסתבך כשהעסק גדל. קחו מקרה טיפוסי: סוכנות קטנה שמעסיקה חמישה עובדי שיווק טלפוני, שניים בתיאום פגישות, חמש עובדות בתפקידי ניהול ועוד שלושה אנשי שטח - סך הכל, יחד עם ההנהלה, כעשרים משתמשים. הנהלה של עסק בסדר גודל כזה בדרך כלל תרצה גם דוחות, גם ארכיון וגם יכולת לשחזר התכתבויות של עובדים, כלומר את החבילה העסקית ולא את הבסיסית.

לפי המחירון ההיסטורי, עשרים משתמשים בחבילה של 12 דולר לחודש הסתכמו ב-240 דולר לחודש, כלומר כמה מאות שקלים בכל חודש, וזאת לפני מס. זו אינה הוצאה זניחה לעסק שמשלם במקביל על מערכת לניהול לקוחות, על מרכזייה, על חשבוניות דיגיטליות ועל תוכנות נוספות. ההוצאה הזו מצטרפת לשורה ארוכה של עלויות קבועות שצריך לגלם במחיר השירות, ומי שלא עשה את התרגיל הזה כדאי שיקרא על תמחור נכון של העסק לפני שהוא קובע מחירון ללקוחות.

מנגד, יש סעיף אחד שבו השירות מחזיר את ההשקעה כמעט מיד: כתובות קבוצתיות. כתובת כללית של תמיכה, של שירות לקוחות או של הנהלת חשבונות אינה נחשבת משתמש נוסף ואינה מחויבת בתשלום נפרד - התשלום הוא לכל אדם, לא לכל כתובת. עסק שמנהל כמה ערוצי פנייה יכול לפתוח עשרות כתובות כאלה בלי להעלות את החשבון החודשי בשקל.

סעיף נוסף שכדאי לשקלל הוא נפח האחסון. עסקים שעובדים עם קבצים כבדים - משרדי תכנון, אולפנים, סוכנויות שיווק - מגלים שתיבות דואר של ספקי אחסון ודומיין נחנקות מהר. גוגל, שמחלקת נפח אחסון ביד רחבה גם בשירותים הפרטיים, נותנת בשירות העסקי נפח משמעותי במחיר נמוך יחסית, וזה שיקול אמיתי לטובתה.

החלופות ללא עלות - ומה בדיוק מפסידים בהן

לא כל עסק חייב לשלם עבור כל משתמש. קיימות שתי חלופות מקובלות שמאפשרות לעבוד בתוך ממשק ג'ימייל בלי לרכוש רישיונות, ולשתיהן חסרונות שצריך להכיר לפני שמחליטים. שתי החלופות חוסכות את מלוא העלות החודשית, אך שתיהן גובות מחיר בתדמית המקצועית מול הלקוח - וזה בדיוק המחיר שהחבילה בתשלום נועדה למנוע.

עבודה בכתובת בסיומת ג'ימייל רגילה

האפשרות הפשוטה ביותר היא לפתוח לכל עובד חשבון ג'ימייל רגיל ולהשתמש בו לצורכי העבודה. מבחינה פונקציונלית מקבלים כמעט את כל מה שמקבלים בחבילת הבסיס: אותה תיבה, אותו יומן, אותו ענן, אותו צ'ט ואותן שיחות וידאו - ללא עלות.

המחיר הוא תדמיתי, והוא אינו זניח. כשכתובת האתר של העסק מסתיימת בצורה אחת וכתובת הדואר בצורה אחרת, חלק מהלקוחות קולטים את הפער. מקובל שהסיומות זהות, ולקוח שמקבל כרטיס ביקור שבו כתובת הדואר אינה קשורה לשם הדומיין של העסק עשוי לתרגם את זה לעסק קטן, זמני או לא מבוסס. זהו אותו היגיון בדיוק שעומד מאחורי מיתוג עסקי מסודר: פרטי הקשר הם חלק מהמסר, לא רק אמצעי טכני להעברת הודעות.

מסקנת הביניים היא שאלת סדר גודל. בעסק של שניים או שלושה אנשים, החיסכון קטן והנזק התדמיתי יחסית גדול - ולכן כדאי לשלם. בעסק עם עשרה, עשרים או שלושים עובדים שרובם אינם בקשר ישיר עם לקוחות, אפשר לשלם רישיונות רק לאנשי החזית ולהותיר את שאר הצוות בחשבונות רגילים, וכך לחתוך חלק ניכר מההוצאה.

הפניית הדואר מהכתובת העסקית לתיבה אישית

דרך שנייה היא להחזיק את הכתובת העסקית אצל ספק האחסון או הדומיין, ולהגדיר הפניה אוטומטית של כל הודעה נכנסת אל תיבת ג'ימייל אישית. תיבת ג'ימייל פתוחה ממילא רוב שעות היום ומסונכרנת עם המכשיר הסלולרי, כך שכל פנייה של לקוח מגיעה בזמן אמת ובלי צורך להיכנס לממשק נוסף.

הקושי מתחיל ברגע שצריך להשיב. תשובה מתוך חשבון ג'ימייל אישי מגיעה ללקוח מכתובת שהוא אינו מכיר ושאליה מלכתחילה לא פנה - תוצאה גרועה יותר מהחלופה הראשונה, משום שהיא גם נראית לא מקצועית וגם מבלבלת. החלופה היא לפתוח את הממשק שסיפק ספק הדומיין ולהשיב משם, כלומר לעזוב לרגע את הממשק המוכר ולעבוד בסביבה אחרת, בדרך כלל פשוטה יותר ועשירה פחות באפשרויות.

רוב ממשקי הדואר של ספקי אחסון ודומיין מספקים גם יומן בסיסי מקביל, ואת היומן העיקרי אפשר בכל מקרה להשאיר בחשבון הפרטי. כלומר, מלבד ההתרגלות לממשק נוסף, הוויתור על נפח אחסון גדול ועל היכולות המתקדמות, והטרחה של מעבר בין שתי סביבות - אין בשיטה הזו חיסרון דרמטי. רק כדאי לזכור שספק אחסון סטנדרטי אינו מציע 30 ג'יגה-בייט לתיבה אלא בתוספת תשלום ניכרת.

אאוטלוק וממשקים אחרים - מתי זו ההחלטה הנכונה

אפשר כמובן לוותר על ממשק גוגל לחלוטין ולנהל את הכתובות העסקיות דרך אאוטלוק של מיקרוסופט. מדובר בשירות מהיר ויציב, עם ממשק שונה, ולרוב המשתמשים הסטנדרטיים הוא כמעט נטול חסרונות מעשיים. ההכרעה בין שתי הסביבות היא לרוב שאלת הרגלים ולא שאלת יכולות - בשתיהן מקבלים דואר, יומן, אחסון וכלי משרד ברמה דומה.

יש שלושה מצבים שבהם אאוטלוק עדיף בבירור. הראשון: עסק שכבר עובד עם חבילת המשרד של מיקרוסופט ועם קבצי הגיליונות והמסמכים שלה, ומשלם עליה ממילא - פיצול בין שני ספקים מייצר עלות כפולה וכאב ראש מיותר. השני: עסק שבו כל העובדים באו מסביבת עבודה ארגונית שבה אאוטלוק הוא ברירת המחדל, כך שההיכרות המוקדמת פועלת דווקא לכיוון ההפוך. השלישי: דרישות רגולטוריות או ארגוניות מצד לקוח גדול שמחייבות סביבה מסוימת.

בכל מקרה אחר, שיקול ההיכרות המוקדמת נוטה לטובת ג'ימייל, פשוט משום ששיעור גבוה מהאוכלוסייה מנהל שם את הדואר הפרטי. זה לא שיקול זניח: זמן ההסתגלות של צוות לממשק חדש עולה כסף, גם אם הוא לא מופיע בשום חשבונית. נקודה נוספת שכדאי לשקול היא איחוד הכלים - עסק שכבר משתמש בגוגל אנליטיקס למדידת הפעילות באתר, ומנהל יומנים ומסמכים בענן של גוגל, ירוויח מהעובדה שכל המערכות יושבות תחת חשבון ניהול אחד.

היבטים שרוב העסקים שוכחים לבדוק מראש

מעבר למחיר ולממשק, יש כמה סעיפים שמתגלים בדרך כלל אחרי החתימה ולא לפניה. הסעיף החשוב ביותר הוא הבעלות על החשבונות: כשהעסק הוא בעל הרישיון, תיבת הדואר של עובד שעזב נשארת בידי העסק - וזה בדיוק מה שלא קורה בחלופות ללא עלות. בחשבון פרטי של עובד, ההתכתבויות, הקבצים והיומן עוזבים איתו, כולל היסטוריית התקשרות מול לקוחות.

סעיף שני הוא מעקב אחר התכתבויות עובדים. היכולת של גוגל וולט לשחזר ולחפש בכל תיבות הארגון היא כלי חזק, אבל השימוש בו אינו פתוח לחלוטין: מעקב של מעסיק אחר תכתובת דואר אלקטרוני של עובד כפוף בישראל לכללים מחמירים, לרבות יידוע מראש והגדרת מדיניות שימוש ברורה. עסק ששוקל להפעיל ארכיון ופיקוח צריך להסדיר זאת בנוהל כתוב ולהכיר את מסגרת זכויות העובדים לפני שהוא מפעיל את היכולת.

סעיף שלישי הוא שמירת מידע אישי של לקוחות. תיבת דואר עסקית שמצטברים בה פרטי לקוחות, מספרי זהות או פרטי תשלום עשויה להיחשב חלק ממערך המידע של העסק על כל המשתמע מכך, ולכן כדאי לקרוא מה נדרש בניהול מאגר מידע לפי החוק לפני שמרכזים הכול בענן.

סעיף רביעי הוא שאלת ערוצי התקשורת הנוספים. דואר אלקטרוני אינו הערוץ היחיד שבו לקוחות פונים לעסק, ולעיתים מערכת ההודעות שווה יותר מתיבת הדואר ע

שאלות נפוצות

- אחרי שאסיים את הסעיף האחרון.

סעיף רביעי הוא שאלת ערוצי התקשורת הנוספים. דואר אלקטרוני אינו הערוץ היחיד שבו לקוחות פונים לעסק, ולעיתים מערכת ההודעות שווה יותר מתיבת הדואר עצמה. עסק שמקבל את רוב הפניות שלו בהודעות מיידיות ישקול לחלק את המשאבים אחרת, ולהשקיע בערוצים כמו טלגרם לעסקים או בדף עסקי ברשת חברתית, במקום לשלם רישיון מלא לכל עובד. ההחלטה על תמהיל הערוצים צריכה להיעשות לפני רכישת הרישיונות, לא אחריה.

סעיף חמישי הוא התחייבות ותנאי תשלום. חבילות עסקיות בענן נמכרות לרוב בשני מסלולים - תשלום חודשי גמיש שאפשר לבטל בכל חודש, ותשלום שנתי מראש בהנחה בתמורה להתחייבות לשנה. עסק שצפוי לגדול או להתכווץ במהירות ירוויח מהמסלול הגמיש גם אם הוא יקר מעט יותר, משום שהוספת משתמשים והסרתם בו מיידית. עסק יציב עם מספר עובדים קבוע ייהנה מההנחה השנתית.

למי כדאי לשלם, ולמי עדיף לוותר

ההכרעה אינה עקרונית אלא חשבונאית, ותלויה בשלושה משתנים: מספר העובדים, מידת החשיפה שלהם ללקוחות, וכמות המידע שהעסק חייב לשמר. ככלל, עסק של עד חמישה אנשים שנמצאים בקשר ישיר עם לקוחות - ישלם; עסק גדול שרוב עובדיו אינם מתכתבים עם לקוחות - ישלם רק על אנשי החזית.

עסק חדש או עצמאי בתחילת דרכו נמצא בקצה הברור של הסקאלה: העלות החודשית נמוכה, הרושם המקצועי חשוב במיוחד דווקא בשלב שבו אין עדיין מוניטין, והכתובת העסקית מופיעה על כרטיס ביקור, בחתימת הדואר ובכל הצעת מחיר. בשלב הזה כדאי גם לסנכרן את הכתובת עם שאר נקודות הנוכחות הדיגיטליות - אתר, דף עסקי בפייסבוק וחשבונות נוספים - כך שכל הערוצים יישאו את אותו שם ואת אותה סיומת.

עסק גדול יותר צריך למפות תפקידים. עובד שמתכתב עם לקוחות, ספקים או רשויות - זקוק לכתובת עסקית מלאה. עובד ייצור, עובד שטח או עובד משמרות שמקבל הודעות פנימיות בלבד - לא בהכרח. מיפוי כזה יכול לחתוך את ההוצאה החודשית בחצי בלי לפגוע כהוא זה במראה של העסק כלפי חוץ.

ולבסוף, יש שיקול שאינו כספי כלל: סדר. ריכוז הדואר, היומנים, הקבצים והמסמכים תחת חשבון ניהול אחד מייצר מערכת שקל לתחזק, קל להוסיף אליה עובד וקל להוציא ממנה עובד. עסקים רבים מגלים את הערך של הסדר הזה רק ביום שבו עובד עוזב בפתאומיות, או ביום שבו מחפשים התכתבות בת שלוש שנים מול לקוח שהגיש דרישה. במובן הזה, התשלום החודשי אינו קונה תיבת דואר אלא ביטוח תפעולי.

שאלות נפוצות

האם אפשר לקבל כתובת דואר עסקית בג'ימייל ללא עלות?

לא בממשק הניהול העסקי של גוגל, שהוא שירות בתשלום לכל משתמש. קיימות שתי חלופות ללא עלות: שימוש בחשבון ג'ימייל רגיל לצורכי העבודה, או הפניית הדואר מהכתובת העסקית אצל ספק הדומיין אל תיבת ג'ימייל אישית. שתיהן עובדות מבחינה טכנית, אך בשתיהן התשובה ללקוח יוצאת מכתובת שאינה נושאת את שם הדומיין של העסק, אלא אם משיבים מתוך הממשק של ספק הדומיין.

כמה עולה החבילה לכל משתמש?

במחירון ג'י-סוויט שהוצג בעבר, חבילת הבסיס עמדה על 6 דולר למשתמש לחודש, החבילה העסקית על 12 דולר והחבילה הארגונית על 25 דולר. השירות נקרא היום גוגל וורקספייס, שמות החבילות והמחירים עודכנו מאז, ולכן יש לאמת את המחיר הנוכחי בעמוד המחירים הרשמי של גוגל לפני רכישה.

האם משלמים בנפרד על כתובת כמו "שירות" או "תמיכה"?

לא. התשלום הוא לכל משתמש אנושי, וכתובות קבוצתיות או כתובות תפקיד אינן נספרות כמשתמש נוסף. בנוסף, בחבילות שהוצגו, כל משתמש יכול להחזיק עד 30 כתובות דואר, כך שעובד אחד יכול לנהל כמה כתובות שונות תחת רישיון אחד.

מה ההבדל המעשי בין חבילת הבסיס לחבילה העסקית?

הדואר, היומן, הענן וכלי המשרד זהים. ההבדל המרכזי הוא גוגל וולט - שירות ארכיון שמאפשר לשמר, לחפש ולהפיק דוחות מתוך התכתבויות הארגון, גם אחרי שעובד מחק הודעה או עזב. עסק שאין לו צורך אמיתי בארכיון ובחיפוש רוחבי לא ירוויח מהשדרוג.

מה קורה לתיבת הדואר כשעובד עוזב?

כשהרישיון רשום על העסק, מנהל המערכת מקפיא או מעביר את החשבון, והתכתובת, הקבצים והיומן נשארים בידי העסק. בחלופה של חשבון ג'ימייל פרטי, כל התוכן עוזב עם העובד. עסק שמפעיל ארכיון או מעקב אחר תכתובת עובדים נדרש להסדיר זאת בנוהל כתוב ולידע את העובדים מראש.

האם להעדיף את ג'ימייל או את אאוטלוק?

ברמת היכולות שתי הסביבות דומות מאוד עבור משתמש סטנדרטי. אאוטלוק עדיף כשהעסק כבר רוכש את חבילת המשרד של מיקרוסופט, או כשכל העובדים מגיעים מסביבה ארגונית שבה זו ברירת המחדל. בכל מקרה אחר, ההיכרות הרחבה של עובדים עם ממשק ג'ימייל מקצרת את זמן ההסתגלות וחוסכת עלות הדרכה.

מקורות

• כל זכות - תעסוקה וזכויות עובדים: https://www.kolzchut.org.il/he/זכויות_עובדים