מהי תחזית עסקית ולמה היא אינה ניחוש

תחזית עסקית היא ניסיון של בעל העסק לצפות מה יהיו ההכנסות וההוצאות שלו בשנת העסקים הקרובה, חודש אחרי חודש. החודשים האחרונים של השנה מתאימים לעבודה הזו במיוחד. רוב השנה כבר מאחור ואפשר לסכם אותה. השנה הבאה עוד לא התחילה, כך שיש זמן לקבל החלטות על מחירים, מוצרים, עובדים והוצאות לפני שהן נכפות על העסק.

ההסתייגות הנפוצה היא שאי אפשר לדעת מה יקרה. זה נכון, אבל תחזית עסקית אינה נבואה. היא נשענת על פרמטרים שאפשר למדוד: נתוני העבר של העסק, העונתיות שלו, המחירון, כמויות המכירה הצפויות ושינויים שכבר מתוכננים. צד ההוצאות קל יותר לחיזוי, כי חלק גדול ממנו קבוע וידוע מראש, כמו שכירות, ביטוחים ומנויים.

הערך העיקרי של התחזית הוא ההשוואה המתמשכת בין מה שתוכנן למה שקרה בפועל. במהלך השנה מכניסים את התוצאות האמיתיות לצד התחזית ובודקים איפה היו הפערים ולמה. אחרי שנה או שנתיים של עבודה כזו התחזיות הולכות ומדייקות, ובעל העסק מכיר את העסק שלו טוב יותר. הוא יודע אילו חודשים חלשים, אילו מוצרים מחזיקים את המחזור ואילו הוצאות זוחלות בלי שמישהו שם לב.

חשוב להבחין בין תחזית עסקית לבין דוחות כספיים. הדוחות מתארים את מה שכבר קרה, והתחזית מתארת את מה שצפוי לקרות. מי שרוצה להבין את הצד ההיסטורי לעומק יכול להיעזר בהסבר על דוח רווח והפסד ומה הוא מגלה על העסק, כי מבנה התחזית דומה מאוד למבנה של הדוח הזה. ההבדל הוא שהתחזית מסתכלת קדימה.

עוד הבחנה שכדאי לזכור: התחזית עוסקת ברווח, לא בתזרים. רווח הוא ההפרש בין הכנסות להוצאות בתקופה. תזרים הוא מתי הכסף באמת נכנס לחשבון ויוצא ממנו. לקוח שמשלם בשוטף פלוס 60 נכלל ברווח של החודש שבו ניתן השירות, אבל הכסף שלו יגיע הרבה אחר כך. תחזית תזרים היא כלי נפרד שנבנה על בסיס התחזית העסקית.

כמה העסק צריך להכניס: מתחילים מהבית

לכל בעל עסק עצמאי יש קצב הוצאות של משק הבית שאפשר לכמת. הוא אישי, ומשתנה ממשפחה למשפחה, אבל הוא נקודת המוצא של כל תחזית. העסק צריך לממן את החיים, ולכן היעד שלו נגזר קודם כול מהצרכים של הבית ורק אחר כך מהשאיפות העסקיות.

קחו מקרה היפותטי: משפחה של בעל עסק צורכת בממוצע 22,000 ש"ח נטו בחודש. בן הזוג שכיר ומכניס באופן קבוע 12,000 ש"ח נטו. הפער הוא 10,000 ש"ח, וזה הסכום שהעסק חייב להשאיר בממוצע בכל חודש כדי שמשק הבית יתקיים.

רכיב (דוגמה להמחשה)סכום חודשי נטו
הוצאות משק הבית22,000 ש"ח
הכנסת בן הזוג השכיר12,000 ש"ח
הסכום שהעסק צריך להשאיר10,000 ש"ח

מקור: דוגמה מערכתית להמחשה, אינה נתון רשמי. למושגי השכר ראו ההסבר על ברוטו מול נטו.

10,000 ש"ח נטו אינם 10,000 ש"ח הכנסות, אלא מה שנשאר אחרי כל ההוצאות, מס ההכנסה ודמי הביטוח הלאומי. כדי להגיע אליהם צריך לייצר מחזור הכנסות גבוה בהרבה. מהמחזור יורדות הוצאות העסק, אחר כך דמי הביטוח הלאומי ומס ההכנסה, ורק מה שנשאר הוא הרווח הנקי. מי שמכוון למחזור של 10,000 ש"ח ייגלה בסוף השנה שהבית במינוס.

לכן התחזית נבנית למעשה מלמטה למעלה: יודעים מה צריך להישאר בסוף, ובודקים איזה מחזור, באיזה מבנה הוצאות, מביא לשם. הנוסחה של הצעד האחרון מפורטת במדריך לחישוב רווח נקי, וכדאי להכיר אותה לפני שמתחילים למלא את הגיליון.

כדאי גם לבדוק את צד הבית עצמו. אם 22,000 ש"ח הם הערכה ולא נתון שנבדק מול דפי חשבון, כל התחזית העסקית תישען על בסיס רעוע. כמה חודשים של מעקב אחרי הוצאות המשפחה נותנים מספר אמין יותר, וגם מגלים לפעמים שהיעד העסקי צריך להיות גבוה מהצפוי, או דווקא נמוך ממנו.

איך חוזים את ההכנסות

צד ההכנסות הוא החלק המאתגר בתחזית, כי הוא תלוי בלקוחות, בשוק ובמתחרים. ובכל זאת אפשר לבנות אותו בשיטתיות, בכמה שכבות שנבנות זו על זו.

שכבה ראשונה: ניסיון העבר

מנתחים את השנים האחרונות של העסק. בודקים מה הייתה ההכנסה הממוצעת בכל חודש וממה היא הורכבה: אילו מוצרים, אילו שירותים, אילו לקוחות. עסק שנשען על שלושה לקוחות גדולים צריך לבנות את התחזית שונה מעסק שיש לו מאות לקוחות קטנים, כי עזיבה של לקוח אחד משנה אצלו את כל התמונה.

שכבה שנייה: עונתיות

מחשבים לכל חודש את שיעור ההכנסה שלו מתוך סך ההכנסה השנתית. אם יולי הביא בשנים האחרונות חלק גדול מההכנסה ופברואר חלק קטן, התחזית צריכה לשקף את זה. כך מתקבל פיזור חודשי ריאלי במקום חלוקה שווה של היעד ב-12, שכמעט אף עסק אינו מתנהג לפיה.

שכבה שלישית: שינויים מתוכננים

מוסיפים את מה שצפוי להשתנות: מוצרים חדשים שייכנסו לקטלוג, שירותים חדשים, סניף שייפתח. כל שינוי נכנס לתחזית מהחודש שבו הוא צפוי לקרות, לא מתחילת השנה. סניף שנפתח באפריל לא יכניס כלום בינואר, וגם בחודשים הראשונים שלו ההכנסה בדרך כלל נמוכה מזו של סניף ותיק.

שכבה רביעית: מחירון כפול כמות

מכינים מחירון של כל מה שהעסק מוכר או של השירותים שהוא נותן. לכל פריט או שירות מכינים צפי כמויות מכירה לכל חודש. המכפלה של המחיר בכמות נותנת את ההכנסה החודשית, וסיכום 12 החודשים נותן את ההכנסה השנתית הצפויה. השיטה הזו מאלצת לחשוב בפועל על כמה יחידות, כמה פגישות או כמה פרויקטים צריך למכור, וזה מספר שאפשר לבדוק מול המציאות.

תחזית עסקית לעסק

המחירון עצמו הוא החלטה עסקית ולא רק נתון. אם התחזית מראה שגם בכמויות אופטימיות העסק אינו מגיע ליעד, ייתכן שהמחיר נמוך מדי. הנושא הזה מפורט בעשרת הכללים לתמחור נכון של העסק, שכדאי לעבור עליהם לפני שקובעים את המחירון לשנה הבאה.

טיפ: כדאי להכין שלושה תרחישים להכנסות - שמרני, סביר ואופטימי. ההוצאות מתוכננות לפי התרחיש השמרני, והיעדים לעובדים נקבעים לפי התרחיש הסביר.

איך חוזים את ההוצאות

הוצאות העסק מתחלקות לכמה סוגים, ולכל סוג דרך חיזוי משלו. החלוקה הזו חשובה, כי היא מראה אילו הוצאות יגדלו יחד עם המכירות ואילו יישארו קבועות גם בחודש חלש.

הוצאות הקמה

אלה הוצאות ראשוניות בעלות אופי חד פעמי: הקמת העסק, פתיחת תחום פעילות חדש או סניף חדש. מומלץ לבנות להן תקציב מפורט נפרד. מבחינת מס, הוצאות הקמה אינן נרשמות במלואן בזמן ההוצאה, אלא מופחתות לאורך החיים הכלכליים של מה שבשבילו הוצאו. לכן בתחזית השנתית לא מכניסים את מלוא הסכום, אלא רק את החלק השנתי.

הוצאות קבועות

הוצאות שאין להן קשר להיקף ההכנסות, כמו שכירות קבועה. הן הקלות ביותר לחיזוי, אבל גם המסוכנות ביותר בחודש חלש, כי הן משולמות גם כשאין מכירות.

הוצאות משתנות

הוצאות שקשורות ישירות להכנסות ומשתנות בקצב שבו ההכנסה משתנה, כמו חומרי גלם, סחורה או עמלות מכירה. בתחזית נוח לרשום אותן כאחוז מההכנסה של אותו חודש, כך שכשמשנים את צפי המכירות הן מתעדכנות מעצמן.

הוצאות מימון

ריבית על הלוואות ועמלות מסוגים שונים, גם לבנקים וגם לחברות האשראי. בעסקים רבים הן מתפזרות בין כמה חשבונות ונשכחות, ובסיכום שנתי מתגלות כסכום משמעותי.

לא כל הוצאה שהעסק מוציא מוכרת לצורכי מס, ולכן כדאי להפריד בתחזית בין הוצאה עסקית מלאה להוצאה שמוכרת רק בחלקה. הפירוט נמצא במדריך להוצאות מוכרות לעצמאי.

ומה עם המע"מ?

אצל עוסק מורשה התחזית נבנית בלי מע"מ, כי הוא מקזז את מע"מ התשומות והמע"מ אינו חלק מההכנסה או מההוצאה שלו. שיעור המע"מ הוא 18%, אבל הוא עובר דרך העסק ולא נשאר בו. אצל עוסק פטור המצב שונה: הוא אינו גובה מע"מ מלקוחותיו, ובהוצאות שלו המע"מ ששילם הוא חלק מעלות ההוצאה, כך שההוצאות בתחזית שלו נרשמות כולל מע"מ. עוסק פטור הוא מי שמחזור העסקאות השנתי שלו, כלומר ההכנסות ולא הרווח, אינו עולה על 122,833 ש"ח, כמפורט בעמוד עוסק פטור באתר כל זכות. בעלי מקצועות מסוימים, כמו עורכי דין ורואי חשבון, חייבים להיות עוסק מורשה בכל מחזור. מי שהתחזית שלו מתקרבת לתקרה צריך לבדוק מראש את המעבר, כפי שמוסבר במאמר על התקרה של עוסק פטור.

בונים את הגיליון: 12 עמודות ושורה תחתונה

הכלי הנוח ביותר הוא גיליון אלקטרוני, ואין חשיבות לתוכנה. המבנה פשוט: 12 עמודות, אחת לכל חודש, ועמודה נוספת לסיכום השנתי. השורות העליונות מוקדשות להכנסות, מפורטות לפי מוצרים או שירותים. השורות התחתונות מוקדשות להוצאות, מחולקות לפי הסוגים שתוארו קודם. הוצאות ההקמה אינן נכנסות במלואן, אלא רק החלק השנתי שלהן.

הסדר המומלץ למילוי הגיליון:

  1. מקלידים את המחירון ואת צפי הכמויות לכל חודש, ומחשבים את ההכנסה החודשית.
  2. מוסיפים את ההוצאות הקבועות, חודש אחרי חודש, כולל הוצאות שמשולמות פעם בשנה או פעם ברבעון.
  3. מחשבים את ההוצאות המשתנות כאחוז מההכנסה של כל חודש.
  4. מוסיפים את הוצאות המימון ואת החלק השנתי של הוצאות ההקמה.
  5. מפחיתים את סך ההוצאות מסך ההכנסות ומקבלים את הרווח לפני מס הכנסה וביטוח לאומי.
  6. מפחיתים את המס ואת דמי הביטוח הלאומי הצפויים ומגיעים לרווח הנקי.

השלב השישי הוא המורכב ביותר. חישוב מס ההכנסה ודמי הביטוח הלאומי הצפויים מסובך יותר משאר הגיליון, ולכן כדאי לעשות אותו יחד עם רואה החשבון של העסק. החישוב תלוי במדרגות המס, בנקודות זיכוי, בהפקדות לפנסיה ולקרן השתלמות ובפרטים אישיים נוספים. גם ההוצאה על רואה החשבון עצמה צריכה להופיע בתחזית, וטווחי העלויות מוסברים במאמר על כמה עולה רואה חשבון בחודש.

בסוף הגיליון מתקבלת השורה התחתונה: הרווח הנקי הצפוי בכל חודש ובשנה כולה. שוב, זה רווח ולא תזרים. חודש שבו הרווח חיובי יכול להיות חודש שבו חשבון הבנק במינוס, אם הלקוחות משלמים באיחור או אם יש תשלום שנתי גדול באותו חודש.

כדאי להשאיר בגיליון מקום לשורות "בפועל" מתחת לכל שורת תחזית. כשהחודש נגמר, מכניסים את הנתונים האמיתיים ומחשבים את הפער. גיליון שמתעדכן כל חודש הופך מתרגיל של סוף שנה לכלי ניהול שעובד כל השנה.

התחזית מול מקדמות מס הכנסה וביטוח לאומי

לתחזית העסקית יש תפקיד נוסף, מעשי מאוד: היא מאפשרת לבדוק אם המקדמות שהעסק משלם למס הכנסה ולביטוח לאומי תואמות את ההכנסה הצפויה. מקדמות נמוכות מדי יולידו חוב בסוף השנה, ומקדמות גבוהות מדי מקפיאות כסף שהעסק צריך עכשיו.

מקדמות מס הכנסה

המקדמה למס הכנסה נקבעת כאחוז מהמחזור, כלומר מההכנסות בקבלות בלי מע"מ, ולא מהרווח. לעסק קיים השיעור נקבע לפי מחזור השנה הקודמת, ולעסק חדש לפי מחזור צפוי והצהרה של בעל העסק. הדיווח והתשלום הם עד ה-15 בכל חודש, עבור הכנסות החודש הקודם. עסק במחזור נמוך שקיבל אישור בפנקס המקדמות מדווח ומשלם פעם בחודשיים, ובתשלום דרך אתר רשות המסים אפשר לשלם עד ה-19 בחודש בשעה 18:30. הפרטים מופיעים בעמוד תשלום מקדמות של עסק עצמאי באתר כל זכות, ובהרחבה במאמר מהן מקדמות מס הכנסה ועל פי מה נקבע גובהן.

אם התחזית מראה שההכנסות הצפויות ירדו או עלו באופן משמעותי, אפשר להגיש לפקיד השומה בקשה מנומקת להקטנה או להגדלה של שיעור המקדמה, בטופס ייעודי ובצירוף מסמכים. המקדמות הן תשלום על החשבון: אחרי הדוח השנתי נעשית שומה סופית, חוסר משולם עם ריבית והצמדה, ועודף מוחזר תוך 90 יום מהגשת הדוח.

עסק זעיר, כלומר עצמאי שמחזור העסקאות השנתי שלו אינו עולה על 122,833 ש"ח, ברוב המקרים אינו משלם מקדמות למס הכנסה. הוא משלם את המס בסוף השנה בדיווח מקוצר ורשאי לנכות 30% מהכנסותיו כהוצאה בלי קבלות, כמפורט בעמוד עסק זעיר באתר כל זכות. בתחזית של עסק כזה צריך לשריין כסף למס של סוף השנה, כי אין מקדמות שמפזרות אותו לאורך השנה.

מקדמות ביטוח לאומי

המקדמה החודשית לביטוח לאומי נקבעת לפי ההכנסה המשוערת שהעצמאי מצהיר עליה, או לפי השומה האחרונה שמס הכנסה העביר לביטוח לאומי. אחרי פתיחת התיק נשלח דף תשלומים עם 12 מקדמות חודשיות, ומקדמת דצמבר משולמת ב-15 בינואר שלאחריו. בהוראת קבע בבנק החיוב הוא ב-22 בכל חודש עבור החודש הקודם, כמפורט בעמוד דרכי התשלום לעובד עצמאי באתר הביטוח הלאומי.

חלק ההכנסה החודשית של עצמאי (גיל 18 עד גיל פרישה)שיעור דמי ביטוח לאומי ובריאות יחד
עד 7,703 ש"ח7.7%
מעל 7,703 ש"ח ועד 51,910 ש"ח18%
הכנסה נמוכה מ-3,442 ש"חתשלום לפי הכנסה מזערית של 3,442 ש"ח

מקור: דמי ביטוח לאומי לעצמאי - כל זכות

בקשה לתיקון מקדמות בביטוח לאומי אפשר להגיש פעם אחת בכל רבעון, בתנאי שההכנסה השתנתה ב-10% לפחות. הבקשה מתקבלת גם אם מקדמת מס ההכנסה שונתה ב-10% לפחות, או אם המחזור בשלושה חודשים רצופים השתנה ב-20% לפחות לעומת אותם חודשים בשנה הקודמת. אחרי השומה הסופית הביטוח הלאומי מחשב מחדש את דמי הביטוח השנתיים ומודיע על הפרש לחובה או לזכות. עוד נקודה לתחזית: 52% מדמי הביטוח הלאומי ששילם עצמאי בשנת המס מוכרים כהוצאה לצורך מס הכנסה. הרקע הכללי על החובה לשלם ועל פתיחת תיק מופיע במאמר על ביטוח לאומי - מי משלם ואיך פותחים תיק.

מתי לבדוק

בדיקה ראשונה מתאימה לתחילת השנה, כשמגיעים שיעור המקדמה החדש ודף התשלומים. בדיקה נוספת כדאית באמצע השנה, ובדיקה אחרונה לקראת סוף השנה, יחד עם ההכנות שמפורטות במאמר על מה חשוב לדעת לפני תום שנת המס. בביטוח לאומי אפשר לבדוק גם בכל רבעון, לפי חלונות התיקון.

מהתחזית לתוכנית עבודה: יעדים, תמריצים ובקרה

תחזית שנבנתה ונשמרה בתיקייה לא שווה הרבה. הערך שלה מתממש כשהיא הופכת לתוכנית עבודה לשנה הקרובה, עם יעדים ברורים לבעל העסק ולעובדים.

אחרי שיש תחזית ל-12 החודשים, אפשר לפרק את היעד השנתי ליעדי מכירות חודשיים, ואת החודשיים ליעדים שבועיים ויומיים. יעד יומי הוא מספר שאפשר לעבוד מולו: כמה שיחות מכירה, כמה עסקאות, כמה לקוחות בחנות. יעד שנתי מופשט מדי כדי לנהל לפיו יום עבודה.

מהתחזית אפשר לגזור לכל עובד יעד אישי ותמריץ מדורג לפי שיעור העמידה בו, למשל ב-90%, ב-100% ומעבר לכך. מדרגה של 90% מתגמלת עבודה טובה גם כשהיעד לא הושג במלואו, ומדרגה מעל 100% מעודדת מאמץ נוסף. התמריצים עצמם הם הוצאה, ולכן הם צריכים להופיע בתחזית ההוצאות, כהוצאה משתנה שגדלה יחד עם המכירות.

הבקרה החודשית היא הלב של התוכנית. בכל סוף חודש משווים את ההכנסות וההוצאות בפועל לתחזית, ושואלים שלוש שאלות: האם הפער מקרי או חוזר על עצמו? האם הוא נובע מהמחיר, מהכמות או מההוצאות? והאם הוא משנה את התמונה השנתית? פער מקרי בחודש אחד אינו סיבה לשנות תוכנית. פער שחוזר שלושה חודשים ברצף כבר דורש החלטה.

הבקרה גם מזינה את התחזית של השנה הבאה. עונתיות שלא נצפתה מראש, מוצר שהצליח מעבר למצופה או הוצאה שהוערכה בחסר, כל אלה נרשמים ומשפרים את הבסיס לשנה הבאה. כך התחזית הופכת עם הזמן לתיאור מדויק של העסק.

טיפ: כדאי לסמן בגיליון בצבע כל חודש שבו הפער בין התחזית לבפועל עובר שיעור מסוים שנקבע מראש. כך הפערים החשובים בולטים מיד ולא נבלעים בין המספרים.

כשהמספרים לא מתכנסים: השורה התחתונה

השלב האחרון הוא להשוות את התוצאה ליעד. בדוגמה שלנו השאלה היא אם התחזית לשנה הבאה מניבה בממוצע 10,000 ש"ח נטו בחודש. אם התשובה חיובית, יש תוכנית עבודה שאפשר לצאת איתה לדרך. אם לא, צריך לחזור לגיליון.

יש שני מנופים עיקריים בצד ההכנסות: המחיר והכמות. אפשר להעלות מחירים, אם השוק מאפשר זאת, או להגדיל את כמויות המכירה. בצד ההוצאות אפשר לבדוק אילו הוצאות קבועות ניתנות לצמצום ואילו הוצאות משתנות אפשר להוזיל מול ספקים. כל שינוי נכנס לגיליון, והשורה התחתונה מתעדכנת מיד. זה היתרון הגדול של עבודה בגיליון: אפשר לבחון תרחישים בלי לשלם עליהם במציאות.

לפעמים צריך גם לבדוק את הצד השני של המשוואה. אם היעד של 10,000 ש"ח נגזר מהוצאות משק בית שלא נבדקו לעומק, ייתכן שהבית יכול להסתדר עם פחות, או שהוא צריך יותר ממה שנראה. התחזית העסקית ותקציב משק הבית קשורים זה בזה, ושינוי באחד מחייב בדיקה של השני.

כשמתברר שבשום שילוב סביר של מחיר, כמות והוצאות העסק אינו מגיע ליעד, צריך לחשב את הדרך מחדש. זו אינה כישלון של התחזית, אלא בדיוק התפקיד שלה. עדיף לגלות את זה בחודשים האחרונים של השנה, כשעוד אפשר לשנות מוצרים, מחירים, מבנה עלויות או אפילו את מודל הפעילות, מאשר לגלות את זה בסוף השנה הבאה, בדוח השנתי. החלופות יכולות לכלול הוספת שירות, פנייה לקהל לקוחות נוסף, הוצאת חלק מהפעילות למיקור חוץ או שינוי במבנה העסק, וכל אחת מהן נבחנת באותו גיליון.

מקורות