מה זה גיבוי בענן ואיך זה עובד

גיבוי בענן פירושו שמירת עותק של הקבצים שלכם על מחשב מרוחק (שרת) של חברה אחרת, דרך האינטרנט, בזמן שהקבצים המקוריים ממשיכים להישמר גם במכשיר שלכם. המילה "ענן" מטעה לא מעט אנשים: הקבצים לא מרחפים באוויר. הם יושבים על דיסקים פיזיים בחוות שרתים של חברה כמו Google, Microsoft, Dropbox או חברות קטנות יותר, והחברה מתחייבת לשמור אותם ולאפשר לכם לגשת אליהם מכל מכשיר שמחובר לחשבון.

התהליך עצמו פשוט. תוכנה במחשב או אפליקציה בטלפון סורקת את התיקיות שבחרתם, שולחת את הקבצים דרך האינטרנט לשרת, ושם הם נשמרים בחשבון שלכם. בפעם הבאה שקובץ משתנה או שנוסף קובץ חדש, התוכנה שולחת רק את השינוי. כך נשמר בענן עותק עדכני, ואם המכשיר נגנב, נופל למים או מפסיק לעבוד, אפשר להוריד את הקבצים בחזרה למכשיר חדש.

היתרון המרכזי של גיבוי בענן הוא שהעותק נמצא במקום פיזי אחר מהמקור, ולכן אירוע אחד - שריפה, גניבה או תקלה - לא מוחק את שניהם יחד. זה ההבדל העקרוני מול העתקה לתיקייה אחרת באותו מחשב, שנראית כמו גיבוי אבל נעלמת יחד עם המחשב.

המונח משמש גם במצבים זמניים: שמירה של קבצים בענן לפני החלפת מכשיר, לפני עדכון מערכת הפעלה גדול, או לפני כל פעולה שעלולה לסכן את המידע במכשיר. גם כאן הרעיון זהה - הקבצים נשמרים בצד, ואם משהו משתבש, מחזירים אותם תוך זמן קצר.

גיבוי בענן לעומת אחסון בענן - ההבדל שקובע איזה שירות מתאים

שני המונחים נשמעים כמעט זהים, אבל הם מתארים מטרות שונות, וההבחנה ביניהם חוסכת טעויות יקרות בבחירת שירות.

גיבוי בענן: שני עותקים

כשהתכנים חשובים מספיק כדי שיישארו פיזית גם אצלכם, ואתם רוצים עותק נוסף על מחשב מרוחק כדי שלא יאבדו - זה גיבוי. הקבצים נשארים במכשיר, ועותק שלהם נשמר בענן. גם כשמורידים קבצים מהענן ומחזירים אותם למכשיר תוך זמן קצר, כמו במעבר לטלפון חדש, מדובר בגיבוי.

אחסון בענן: עותק אחד, במקום אחר

כששומרים את המידע במחשב מרוחק ומסירים אותו מהמכשיר לפרק זמן ארוך, בדרך כלל כי הזיכרון עומד להתמלא, זה אחסון בענן. המכשיר מתפנה, אבל הקובץ קיים עכשיו רק במקום אחד.

באחסון בענן העותק בענן הוא העותק היחיד, ולכן אם החשבון נסגר או נפרץ, הקובץ אובד לגמרי. מי שמוחק תמונות מהטלפון אחרי שהעלה אותן לענן צריך לזכור שהוא כבר לא מחזיק גיבוי, אלא מחסן חיצוני.

הטבלה הבאה מסכמת את ההבדלים בין שלוש הגישות, כולל גיבוי מקומי בכונן חיצוני שנרחיב עליו בהמשך:

גישה מספר עותקים של הקובץ מספר מיקומים פיזיים נפרדים שיעור המקום שמתפנה במכשיר
גיבוי בענן 2 2 0%
אחסון בענן 1 1 100% מנפח הקבצים שהועברו
גיבוי מקומי בכונן חיצוני 2 1 (כשהכונן נשמר באותו בית) 0%

מקור להגדרות המושגים: ויקיפדיה - ערך "גיבוי".

בין אם מגבים ובין אם מאחסנים, שתי הגישות נותנות את אותם יתרונות שימושיים: שחזור מהיר של קבצים, שיתוף קל של קבצים עם אחרים באמצעות קישור במקום שליחת קבצים כבדים, וגישה לתכנים מכל מכשיר.

מה כדאי לגבות בענן ומה לא

לא כל קובץ במכשיר מצדיק מקום בענן. כדאי לחשוב על השאלה "מה לא אפשר להשיג שוב?", ולגבות בדיוק את זה.

גיבוי בענן - המדריך המלא

מידע אישי ומידע מהטלפון

מה שיקר לרוב האנשים במיוחד הוא המידע הבסיסי לתפעול הטלפון: אנשי הקשר, היסטוריית השיחות באפליקציות ההודעות, הודעות ופתקים. אחריהם באים התמונות וסרטוני הווידאו שצולמו בטלפון או הועברו למחשב. תמונות מטיול בחו"ל, סרטון של הילד ביום הראשון בבית הספר, צילומים של הורים וסבים - אלה קבצים שאין דרך לשחזר בלי גיבוי. גם סריקות של מסמכים אישיים, כמו תעודות, חוזים, קבלות ואישורים רפואיים, מתאימות לגיבוי.

מידע של עסקים

בעלי עסקים מגבים בדרך כלל מסמכים חשובים, חשבוניות, הצעות מחיר, ובעיקר מידע על הלקוחות. מי שמנהל את קשרי הלקוחות במערכת לניהול לקוחות (CRM) כדאי שיבדוק אם המערכת מגבה את הנתונים בעצמה ואם אפשר לייצא מהם עותק. עסק שמחזיק פרטים אישיים של לקוחות צריך לזכור גם את החובות המשפטיות על שמירת המידע, שמפורטות במדריך על מאגר מידע ועמידה בהוראות החוק. גיבוי בענן הוא חלק מאבטחת המידע, ולא תחליף לה.

מה לא צריך לגבות

אין טעם לגבות אפליקציות, משחקים או תוכנות, כי אפשר להתקין אותם מחדש בקלות גם בלי גיבוי - אבל כן צריך לגבות את המידע שבתוכם ואת היצירות שנוצרו באמצעותם. קובץ ההתקנה של תוכנת עריכת תמונות זמין בכל רגע, אבל התמונות שערכתם איתה אינן זמינות בשום מקום אחר. אותו דבר נכון להתקדמות במשחק, להגדרות של אפליקציה ולמסמכים שנכתבו בתוכנה. כך נחסך נפח ענן יקר, והגיבוי מתמקד במה שבאמת חשוב.

למה לגבות בענן: הסיבות שמצדיקות את המאמץ

יש שתי סיבות עיקריות שבגללן אנשים ועסקים בוחרים לגבות בענן, ושתיהן נוגעות לשאלה כמה כואב יהיה לאבד את המידע.

  1. המידע חשוב ואסור שילך לאיבוד. בדרך כלל זה מידע של חברה או ארגון, מידע של אדם שמנהל עסק, מסמכים קריטיים, או נתוני לקוחות שאובדנם עלול לעצור את העבודה.
  2. המידע בעל ערך רגשי. בדרך כלל מדובר בתמונות ובסרטוני וידאו שאין להם תחליף, מאירועים משפחתיים, מטיולים ומרגעים שלא יחזרו.

מעבר לשתי הסיבות האלה, גיבוי בענן מגן מפני תרחישים שקל להתעלם מהם עד שהם קורים: טלפון שנגנב ברחוב, מחשב נייד שנפל, דיסק קשיח שהפסיק לעבוד בלי אזהרה, או וירוס שמצפין את הקבצים ודורש כופר. גיבוי עדכני הופך כל אחד מהמקרים האלה מאסון לאי-נוחות. לכן הגיבוי משלים את שאר צעדי ההגנה, שמפורטים במדריך על הפעולות להגנה על המחשב והמידע בו ובמדריך על הפעולות להגנה על הסלולרי והמידע שבו.

יש גם יתרון של שגרה: כשהגיבוי אוטומטי, לא צריך לזכור לבצע אותו. הקבצים נשמרים ברקע, וכשמחליפים מכשיר מתחברים לאותו חשבון ומקבלים את רוב התכנים בחזרה. ולבסוף, שיתוף קבצים מהענן קל בהרבה משיתוף קבצים שנמצאים רק במכשיר: שולחים קישור לאלבום או לתיקייה, והצד השני רואה את התכנים בלי לחכות להעברה של קבצים כבדים.

איך בוחרים שירות גיבוי בענן

הצעד הראשון הוא לבחור שירות. רוב השירותים מציעים נפח בסיסי ללא עלות ומנוי בתשלום לנפח גדול יותר. שירותים נפוצים ומוכרים הם Google Drive של Google, OneDrive של Microsoft, Dropbox, Mega ו-Backblaze. כדאי לסקור את האפשרויות, את הנפח שמוצע ואת מאפייני השירות, ורק אז להחליט.

ההבדל המעשי בין השירותים הוא בעיקר האוריינטציה: חלקם בנויים לגיבוי שמשקף את המכשיר, וחלקם מתאימים יותר לאחסון שמאפשר לפנות מקום.

Dropbox, Google Drive ו-OneDrive: גיבוי עם עדכון אוטומטי

שלושת השירותים האלה בנויים כך שהקובץ נשאר גם אצלכם, וכשהוא משתנה במכשיר הוא מתעדכן אוטומטית גם בענן. זה נוח מאוד לעבודה שוטפת, אבל לא מתאים לפינוי מקום: מחיקה של קובץ מהתיקייה במכשיר מוחקת אותו גם בענן. ב-Google, הנפח הבסיסי ללא עלות הוא 15 ג'יגה-בייט לחשבון, והוא משותף לכל שירותי החברה - Gmail, Google Drive ו-Google Photos - כך שתיבת דואר עמוסה מקטינה את המקום הפנוי לגיבוי.

Mega ו-Backblaze: מתאימים לאחסון ולנפחים גדולים

Mega ו-Backblaze מתאימים יותר למי שרוצה להעלות קבצים לענן ואחר כך לפנות אותם מהמכשיר. Mega ידוע בנפח בסיסי נדיב יחסית ללא עלות, ו-Backblaze מוכר בעיקר בזכות מסלול גיבוי למחשב אישי בלי הגבלת נפח במנוי שנתי, שמתאים למי שמחזיק תכנים כבדים כמו ארכיון וידאו. הנפחים והמחירים בשני השירותים השתנו לאורך השנים, ולכן כדאי לבדוק את הנתון העדכני בעמוד המחירים הרשמי של כל חברה לפני ההרשמה.

שאלות שכדאי לשאול לפני שבוחרים

  • כמה נפח צריך היום, וכמה הוא יגדל בשנה-שנתיים הקרובות?
  • האם המטרה היא עותק נוסף (גיבוי) או פינוי מקום (אחסון)?
  • האם השירות שומר גרסאות קודמות של קבצים, כך שאפשר לחזור לגרסה לפני שינוי או מחיקה בטעות?
  • האם יש אפליקציה גם לטלפון וגם למחשב, ומאיזו מערכת הפעלה?
  • כמה עולה מנוי חודשי לעומת מנוי שנתי, ומה קורה לקבצים אם מפסיקים לשלם?

איך מתחילים לגבות: שלב אחר שלב

אחרי שבוחרים שירות לפי הצרכים, ההתחלה עצמה לוקחת דקות ספורות. הסדר המומלץ:

  1. הרשמה לשירות - פתיחת חשבון באתר או באפליקציה, עם סיסמה חזקה וייחודית.
  2. התקנה במכשירים - כדי לגבות מהטלפון מתקינים את האפליקציה, כדי לגבות מהמחשב מתקינים את התוכנה למחשב, ואם רוצים לגבות משניהם מתקינים בשני המכשירים ומתחברים לאותו חשבון.
  3. בחירת מה לגבות - סימון התיקיות, אלבומי התמונות או סוגי המידע שיישמרו בענן.
  4. גיבוי ראשון - ההעלאה הראשונה היא הארוכה ביותר, כי כל הקבצים נשלחים בבת אחת. כדאי לבצע אותה בחיבור Wi-Fi ביתי ולא בחבילת הגלישה.
  5. בדיקת שחזור - פתיחה של כמה קבצים מהענן ממכשיר אחר, כדי לוודא שהגיבוי באמת עובד.

תיקיית הגיבוי של Dropbox ו-OneDrive

למי שלא צריך לפנות מקום במכשיר, Dropbox ו-OneDrive נותנים חוויה נוחה מאוד: נוצרת תיקייה במחשב, וכל מה שנכנס אליה מגובה אוטומטית בענן ונגיש מהמחשב ומהטלפון בכל רגע אחרי שגובה. שינוי של קובץ בתיקייה הזו משנה אותו במקביל גם בענן, ומחיקה שלו מהמכשיר מוחקת אותו גם מהענן. לכן אין להשתמש בתיקייה הזו כדי לפנות מקום: מי שמוחק ממנה קבצים "כי הם כבר בענן" מגלה שהם נעלמו משני המקומות. אם במקרה כזה נמחק קובץ בטעות, כדאי לבדוק בהקדם את סל המחזור של השירות בענן, שבו נשמרים קבצים שנמחקו לפרק זמן מסוים.

הדגשה אחת לבתים עם ילדים: טלפון של ילד שמחובר לחשבון משפחתי יכול לגבות אליו תמונות וקבצים. מי שמנהל את המכשירים של הילדים באמצעות Google Family Link (בקרת הורים של Google) יכול לבדוק גם את הגדרות הגיבוי של החשבון שלהם.

גיבוי מקומי בכונן חיצוני: החלופה בלי דמי מנוי

מי שרוצה לגבות כמות גדולה של תוכן בלי להוציא כסף על מנוי, ואין שירות שמציע נפח כזה ללא עלות, יכול לוותר על הענן ולבחור בגיבוי מקומי על כונן קשיח נוסף או חיצוני.

היתרונות

על כונן חיצוני משלמים פעם אחת, ולא דמי מנוי חודשיים או שנתיים כמו בשירותי ענן. מי שיש לו מחשב ישן שאינו בשימוש יכול לשמור עליו את הקבצים ולא לקנות כונן בכלל. יש גם יתרון משמעותי של מהירות: הגיבוי מהיר בהרבה, כי מדובר בהעתקה מקומית בין התקנים ולא בשליחה של המידע דרך האינטרנט לשרת מרוחק, ומאותה סיבה בדיוק גם השחזור מהיר בהרבה. מי שאוהב סרטים יכול לבנות לעצמו כונן נייד עם כל הסרטונים האהובים ולקחת אותו לכל מקום, גם בלי חיבור לאינטרנט.

החסרונות

גיבוי מקומי פחות בטוח מגיבוי בענן, כי המקור והעותק נמצאים בדרך כלל באותו מקום, ושניהם עלולים להיפגע, להיעלם או להשתבש באותו אירוע. שריפה, הצפה או פריצה לבית יכולות לקחת גם את המחשב וגם את הכונן שלידו. כונן חיצוני הוא גם מכשיר פיזי שיכול ליפול, להתקלקל עם השנים או ללכת לאיבוד. ובניגוד לשירות ענן אוטומטי, גיבוי מקומי דורש לזכור לחבר את הכונן ולהעתיק את הקבצים, וגיבוי שלא מתבצע לא שווה הרבה.

השילוב בין השניים

כלל אצבע מוכר בעולם הגיבוי הוא "3-2-1": שלושה עותקים של המידע, על שני סוגי אמצעי אחסון שונים, כשעותק אחד מהם נמצא מחוץ לבית. בפועל, המשמעות לרוב המשתמשים היא הקבצים במחשב, עותק על כונן חיצוני, ועותק בענן. מי שלא רוצה לשלם על נפח ענן גדול יכול לגבות בענן רק את המידע הקריטי ביותר - מסמכים ותמונות נבחרות - ואת כל השאר לשמור על הכונן.

אבטחה ופרטיות בגיבוי בענן

העברת קבצים לשרת של חברה אחרת מעוררת שאלה טבעית: מי עוד יכול לראות אותם? התשובה תלויה בשירות ובהגדרות של החשבון, ולכן כדאי להקדיש לנושא כמה דקות כבר בהתחלה.

הצעד החשוב ביותר באבטחת גיבוי בענן הוא הפעלת אימות דו-שלבי לחשבון, כי מי שמשיג את הסיסמה מקבל גישה לכל הקבצים שגובו. באימות דו-שלבי, גם אחרי הזנת הסיסמה נדרש קוד שנשלח לטלפון או שמופק באפליקציה, וכך גניבת סיסמה לבדה לא מספיקה. כדאי גם להשתמש בסיסמה שאינה משמשת בשום אתר אחר.

שאלה נוספת היא הצפנה. רוב השירותים הגדולים מצפינים את הקבצים בדרך אל השרת ובזמן השמירה עליו, אבל לא תמיד ההצפנה היא כזו שרק המשתמש מחזיק את המפתח שלה. מי שמגבה מסמכים רגישים במיוחד, כמו מסמכים רפואיים או מידע על לקוחות, יכול לבחור בשירות שמציע הצפנה מקצה לקצה, או להצפין את הקבצים בעצמו לפני ההעלאה.

כדאי גם לבדוק מדי פעם את הגדרות השיתוף: קישורים שנשלחו בעבר לקבצים או לתיקיות נשארים לעיתים פעילים לאורך זמן, וכל מי שמחזיק את הקישור יכול לפתוח את התוכן. ניקוי של קישורים ישנים וצמצום הרשאות שיתוף הם הרגל פשוט שמונע דליפות מידע.

מקורות