הממשלה הכריזה לאחרונה על הדבר הקרוב ביותר לבידוד מדיני מלא האפשרי בעקבות וירוס הקורונה המשתולל ברחבי העולם – המשק הצטמצם בעשרות אחוזים, ומי שיכול לעבוד מהבית – זוהי הוראה ממשלתית לעבוד מהבית. גם כאלו שמגיעים לעבודה עדיין צריכים להיות בכמות מדוללת מספיק כדי לשמור על מרחק מספק של 2 מטרים בין עובד לעובד, והרבה עובדים ועצמאיים פשוט לא יכול ללכת לעבוד בגלל אופי העבודה שלהם.
בתוך כל הכאוס – להרבה עובדים יש אופציה זמינה ואפשרית להמשך בשגרת העבודה – שיחות ועידה בוידאו – כך שעל המסך שלהם יופיעו עמיתיהם לעבודה, יוכלו לנהל פגישה וירטואלית שכזו כמעט כמו במציאות, ולהמשיך לעבוד במידת האפשר.
הפלטפורמות האפשריות לניהול שיחות ועידה בוידאו
ישנם הרבה שירותים שיאפשרו לכם לשוחח בוידאו, אבל כלים כמו וואטס אפ או פייסבוק מסנג'ר פשוט לא מותאמים לזה. מספר המשתתפים יותר מוגבל, איכות השמע והוידאו נועדו לרמת השיחה ולא לרמה של הדמיית פגישה במציאות, ואין אפשרויות תומכות (כמו שיתוף מסך או מעבר בין משתתפים מודגשים לתצוגה גדולה יותר). וואטס אפ ופייסבוק מסנג'ר נועדו יותר עבור שיחות חברתיות, בעוד ששירותים כמו "מיקרוסופט טימס", "גוגל הנגאאוט מיט", ו"זום" נועדו בעיקר להדמייה של פגישה עסקית מציאותית.
מאז שהחלו מדינות להכנס לבידודים כלל מדיניים, וממשלות ברחבי כל העולם ביקשו להתבצר בבתים מלבד לצורכי מזון או תרופות, עלה הביקוש של כל שירות שיחות וידאו, חברתי או עסקי, בצורה משוגעת. משתמשים פרטיים שומרים על קשר עם קרוביהם באמצעות שיחות וידאו, ועסקים מנסים לשמור על שגרה באמצעות שיחות ועידה בוידאו במקום ישיבות עסקיות.
6 יתרונות לשיחות ועידה בוידאו
- מאפשר לעסקים לשמור על שגרה במידת האפשר, ולהמשיך להרוויח כסף גם בבידוד באמצעות הבאת כל העובדים לפגישה וירטואלית.
- תפעול פשוט ונוח – יוצרים מפגש, מקבלים קישור למפגש, מפיצים אותו בקרב כל חברי המפגש, ותוך שניות בודדות כל המשתתפים אצלכם על המסך. אין הרשמה מתישה לכל מיני שירותים.
- מלבד צפייה בכל משתתפי השיחה, יש אפשרויות שמקלות על המשתתפים לדמות פגישה אמיתית. בין השאר שיתוף מסך (כך שהמנהל יכול להציג בפני כולם מצגת או דו"ח), משתתף מודגש (אם יש חלק בפגישה שמשתתף ספציפי מציג – הוא יקבל שטח על המסך ותעדוף בשמע), ואפשרות להתכתב במקביל תוך כדי הפגישה באופן ציבורי או פרטי.
- כל הפלטפורמות ובמיוחד זו של מיקרוסופט, גוגל וזום תומכות גם בסלולריים, מחשבים, טאבלטים – במקביל. זה אומר שאפשר לנהל פגישה עם סוכן שטח, עובדת בבית שאין ברשותה מחשב אלא רק סלולרי, עובדי המשרד שמתחברים לשיחה עם מחשב (ואף מקרינים אותו בחדר הישיבות על מסך גדול), וכדומה.
- כל הפלטפורמות בימינו יודעות לעבוד באופן דינמי לפי איכות החיבור. כל משתתף בשיחה נמצא במקום אחר, וכך גם התשתיות שזמינות עבור כל אחד ואחד – שונות. אחד נמצא במשרד עם חיבור אינטרנט עצמתי קווי עסקי, אחד בבית, ועוד משתתפת נמצאת בדרכים עם אינטרנט סלולרי וקליטה חלשה – הפלטפורמות מנסות ככל יכולתן לכווץ את הוידאו והשמע, להוריד איכות, לצמצם בוידאו המשודר ולהגדיל השהיות אם צריך, כדי לאפשר, במידת האפשר, שיחה רציפה.
- זה מאפשר לחברה או בית עסק לבצע פגישה שלא הייתה מתקיימת אחרת. לדוגמא – חברות בינלאומיות בהן יש צוות פיתוח באנגליה וצוות ניהול בישראל, והם צריכים להפגש ולדון על מוצר, פיתוחו ותיקון באגים בו לעיתים קרובות. לפני ששיחות ועידה בוידאו היו אפשריות – לא היו מתקיימות פגישות כאלה, וכל הסיפור היה מתנהל בנפרד בארץ ובאנגליה. "שליח" של המידע, מסקנות ורעיונות במיקום אחד היה יוצר קשר ומעדכן את איש הקשר שאחראי על הצוות השני – לא יעיל בכלל, במקום פגישה אחת מועילה היו מתקיימות 2 פגישות נפרדות, כאשר רק שורות תחתונות, תוצאות ומסקנות כלליות היו עוברות בסיום בין שני אנשי קשר שהיו מעבירים את המידע לקבוצות.
4 חסרונות בשיחות ועידה בוידאו
- חשוב להבין שמדובר רק בהדמיה של פגישה, אך לא בפגישה אמיתית – וזה מורגש. עדיין יש השהיות בשמע (במיוחד אם יש צד עם אינטרנט חלש יותר בשיחת הועידה) וזה עשוי לגרום לעיכובים ולכך שמשתתפים מדברים אחד על גבי השני. עדיין יש דברים שאפשר לעשות בפגישה אמיתית ואי אפשר בפגישה וירטואלית בוידאו – לדוגמא אם מישהו רוצה להמחיש רעיון על ידי שרטוט, ציור או רישום ספונטני – אין לו איך להעביר את זה לשאר המשתתפים, אלא אם התכונן לאפשרות שכזו מראש ונאלץ לשרטט על גבי המסך ולשתף אותו בזמן אמת.
- חברות מתמכרות לזה, לנוחות, לפשטות, ולכך שאנשים יכולים להיות מפוזרים ועדיין לנהל פגישה עסקית – ורוב המנהלים לא מבינים שזה אנטי חברתי ברמה חמורה, ופוגע בגיבוש צוות העובדים. בפגישה אמיתית ממתינים כמה דקות למנהל שמאחר (לדוגמא), ובנתיים שואל עובד אחד את השני "מה שלום אבא שלך, שמעתי שהוא היה קצת חולה?". ככה, רבותיי, מתפתחים קשרים בין אישיים בין העובדים – וזה לא קורה כשמדובר בשיחת ועידה בוידאו, שמתחילה מיד עם הפגישה ונגמרת מיד בתום הפגישה העסקית.
- גם אם שיחת ועידה בוידאו עונה על כלל הצרכים התפעוליים של עסק מסויים – עדיין הוכח חד משמעית שפגישות וירטואליות שכאלו הן יעילות פחות משמעותית לצרכי העסק. כל מיני תהליכים כמו סיעור מוחות משותף או הפקת לקחים ומסקנות מאירוע מסויים פחות מקיפים וטובים ממה שהיה מתרחש בפגישה מציאותית. אנשים לא בסביבת העבודה, חלקם בבית שלהם או בדרכים והם חשופים להסחות, והם פחות ב"מוד" של עבודה. לא תמיד הקשב שלהם בפגישה גבוה, והם מרשים לעצמם פחות קשב לעיתים קרובות כי זה פחות מורגש בפגישה וירטואלית.
- לא לכולם שיחת ועידה בוידאו זה נוח. לעובדים קצת פחות טכנולוגיים, לדוגמא, או לכאלה שמשתתפים בשיחה בסלולרי – קשה יותר. קשה להנות משיחת וידאו עסקית כאשר רואים דו"ח, טבלה או תרשים על מסך הסלולרי בתנאים לא נוחים ובקטן.
שיחות ועידה בוידיאו – איך העתיד נראה?
העתיד נראה ורוד עבור שיחות ועידה בוידאו. תראו, לפני 10 שנים, לנהל שיחת וידאו בין שני משתמשים בלבד, עם איכות שמע ווידאו נוראיים והשהיות חמורות בשידור – היה נחשב טוב. כיום, אפשר לנהל פגישה עם 10, 15 ואפילו 20 משתתפים – והכל עובד באופן סביר מאוד. יש פונקציות מתקדמות וזה קרוב לפגישה מציאותית לכל דבר ועניין, וכנראה שבעתיד העניין של ה"קרוב" ילך ויצטמצם. המטרה של כל הפלטפורמות לשיחות ועידה בוידאו הן לצמצם כמה שאפשר את הפער בין הוירטואלי לאמיתי, ולתת למשתתפים להרגיש הכי אמיתי שאפשר. פונקציות שחסרות (כמו לדוגמא העברה של שרטוטים ספונטניים לכלל המשתתפים, דוגמא שהוזכרה קודם) יתווספו, האינטרנט שלנו והתשתיות שלנו ישתפרו וכך גם איכות הוידאו והשמע, והכל ירגיש חלק ונעים יותר. בעתיד הרחוק, אפשר להניח שהמשתתפים בפגישה ממש יראו אחד את השני במעין סוג של הולוגרמה לצידם, כך שזה לא רק ירגיש אמיתי, זה גם יראה הרבה יותר אמיתי. עד שטכנולוגיות כאלו יבשילו ויהפכו למציאות, אנחנו צריכים להסתפק בשיחות הועידה בוידאו כפי שהן קיימות היום, לנצל ולתרום את הטכנולוגיה כדי לצלוח את הקורונה ולהמשיך בחיי השגרה של העסק שלנו.
