פעם, ג'ימייל היה אך ורק ג'ימייל. לא הייתם יכולים להשתמש בממשק של ג'ימייל עבור כתובות דואר אלקטרוני שלא מסתיימות בסיומת @gmail.com. ואז, איפשהו קצת אחרי שהתחלף המילניום, התחילה התחרות ראש בראש מול מיקרוסופט ושירותי אאוטלוק וגוגל הרחיבה והשכילה לעשות, והוסיפה את האפשרות להכניס כתובות דואר אלקטרוני בהתאמה אישית אל תוך הממשק שלה. זה פתח עולם שלם של שירותים עסקיים, ישירות לתוך ג'ימייל, שמאז כבר גדל והתפתח והפך ל- GSuite.
תראו, הממשק של ג'ימייל נוח וותיק. הוא מלוטש מאוד, קיים המון זמן, זריז וחלק, הוא גם נוח וכנראה שאתם (והעובדים שלכם) כבר מכירים אותו – שזה ה-יתרון שעשוי בהחלט להטיל את כף המאזניים לטובת המהלך. השירותים של גוגל בתחום הזה לא זולים בכלל, אבל אם העובדים שלכם ינהלו את סביבת העבודה העסקית שלהם בתוך הממשק שהם מכירים מסביבת העבודה הפרטית – זה יתרון שאולי שווה לכם את זה. אתם תחליטו.
מה מקבלים?
מייל עסקי בג'ימייל, בראש ובראשונה, יכניס את תיבת המייל שלכם מהעסק לתוך הממשק המוכר, הידוע והאהוב של ג'ימייל. על הדרך תהנו מעוד יתרונות רבים:
בחבילת הבסיס – מספיק לרובכם – 6$ לחודש עבור כל משתמש
- האבטחה חסרת הפשרות של ג'ימייל.
- שירותי תמיכה לעסקים מטעם גוגל עבור השירות.
- גישה מהסלולר לכל עובד מכל מקום.
- אין הגבלה רק לדואר אלקטרוני – העובדים מקבלים אפשרות לשוחח ביניהם בצ'אט ובוידאו. אתם מקבלים אפשרות לבצע ישיבות בוידאו דרך Hangout.
- אפשרות לייבא את כל הנתונים והמיילים מהאאוטלוק שלכם, או מכל פלטפורמה אחרת מוכרת, אל תוך ממשק הג'ימייל החדש בעת מעבר.
- זמינות של 99.9% מובטחת. בפועל, זה אפילו מתקרב ל-100%, אני לא זוכר מתי ג'ימייל קרס.
- הגדרה מהירה, פשוטה ונוחה. מתחילים לעבוד תוך זמן קצר.
- בעוד שבג'ימייל לעסקים (Gsuite) תשלמו על כל משתמש, תוכלו לשלם על כתובות דואר אלקטרוני קבוצתיות (support@yourbusiness, service@yourbusiness וכדומה) ללא הגבלה וללא תשלום.
- פי 2 אחסון ממה שמקבלים בסטנדרט משתמשים פרטיים בג'ימייל – עד 30 גיגה.
- עד 30 כתובות דואר אלקטרוני לכל משתמש.
- יומן (Google Calendar), שירותי ענן בגוגל דרייב, כל שירותי גוגל המקבילים לשירותי האופיס של מיקרוסופט עבור כל משתמש, גוגל Keep (הערות משותפות), ועוד שירותי גוגל שכולנו מכירים באופן פרטי – עבור כל משתמש.
- אפשרויות ניהול משתמשים ונקודות קצה עבור מנהלים ומנהלי המערכת.
בחבילה לעסקים – 12$ לחודש עבור כל משתמש
- כל השירותים הניתנים במסגרת חבילת הבסיס, ובנוסף שירות גוגל Vault – שמירת נתונים של תיבות המייל בפורמט ארכיון, אפשרות לחפש בארכיון ולנהל אותו. בקיצור, סטטיסטיקות, דוחות ומעקב וקריאה של התכתבויות הצוות שלכם.
בחבילה לארגונים – 25$ לחודש עבור כל משתמש
- כל השירותים הניתנים במסגרת חבילת הבסיס והעסקים, ובנוסף שירותי ניהול מתקדמים עבור ציודי הקצה והמשתמשים – דברים שאך ורק חברות וארגונים גדולים יהנו מהם.
לעסקים קטנים – משתלם במיוחד
אם אתם עסק של בן אדם אחד, שניים, או שלושה – אין פה הרבה מה לחשוב. תוכלו להשתמש בממשק ג'ימייל המוכר והאהוב בעלות של 6, 12 או 18 דולר בחודש בהתאמה, ועל הדרך, להנות מכל התכונות שציינו מעלה, וביניהם צ'אט, שיחות וידאו ביניכם, אחסון מוגדל, זמינות וכדומה.
העסק מסתבך אם אתם עסק קצת יותר גדול. נניח ויש לכם עסק קטן-בינוני – סוכנות ביטוח קטנה עם 5 עובדי טלמרקטינג, 2 עובדי טלמיטינג, 5 עובדות ניהול, ועוד 3 סוכני שטח. סך הכל, יחד עם מנהלים, תגיעו לבערך 20 משתמשים. אני מניח שכמנהלים של עסק קטן שכזה, אתם גם בהחלט תרצו סטטיסטיקות, דוחות וגישה להתכתבויות של העובדים שלכם – שמוצרים במסגרת החבילה לעסקים בלבד, בעלות של 12 דולר למשתמש.
העלות מול גוגל תהיה 240 דולר לחודש, כ-850 ש"ח לחודש. זה לא מעט בכלל, גם עבור עסק בסדר גודל כזה, שיש לו הוצאות נוספות (תוכנת CRM, מערך חומרה טלפונית, חשבוניות דיגיטליות וכדומה), וזה לא שאין חלופות אפשריות.
אם יש לכם עסק שעובד עם מיילים גדולים וכבדי משקל, ואתם זקוקים לנפח אחסון גדול בתיבת הדואר האלקטרוני שלכם, אין תחרות לשירותים של גוגל, שמחלקים נפח אחסון בתיבת הדואר חצי-חינם גם במסגרת שירותים פרטיים חינמיים וגם במסגרת השירותים העסקיים בתשלום נמוך.
רוצים לחסוך? מה החלופות?
אציג בפניכם חלופות אפשריות עבור פתיחת מייל עסקי בגוגל – לכולם יש חסרונות על פני האפשרויות בתשלום. תחליטו אתם אם מתאים לכם או לא…
כתובות עובדים בעסק עם סיומת @gmail.com
נכון, זה נראה הרבה פחות מקצועי ופחות טוב מול לקוחות. כשתגישו כרטיס ביקור או תכניסו מידע ליצירת קשר באתר האינטרנט שלכם, חלק מהלקוחות לא ישמחו לראות שהאתר שלכם והדואר האלקטרוני שלכם לא מסתיימים בצורה דומה. מקובל שהסיומות הן זהות, זה נראה טוב יותר ומשדר מקצועיות, לדוגמא: האתר של העסק שלי הוא https://zeegee.co.il, וכתובת הדואר האלקטרוני שלי [email protected]. אם כתובת הדואר האלקטרוני שלי לא הייתה מסתיימת כמו האתר אלא עם סיומת של @gmail.com, זה בהחלט היה מוריד מאיך שזה נתפס בעיניי הלקוח.
היתרון המשמעותי הוא שמקבלים מילולית ממש כל מה שמקבלים במסגרת חבילת הבסיס של גוגל ב-6$ למשתמש, בחינם לחלוטין. אם אתם עסק קטן אולי כדאי שתשלמו ושסיומות הכתובות של הדואר האלקטרוני שלכם יתאימו לכתובת אתר האינטרנט שלכם, אבל אם יש לכם 10, 20 או 30 עובדים – תוכלו לחסוך ככה כסף רב.
הפניות
דרך נוספת לחסוך היא לבצע הפניות מכתובת הדואר האלקטרוני העסקית אל כתובת הג'ימייל שלכם, ומשם לקרוא את המייל, לענות עליו דרך ג'ימייל, או לעבור לממשק המייל העסקי ולענות עליו משם. ככה אני עובד במסגרת העסק שלי.
הג'ימייל שלי פתוח תמידית במחשב, ומסונכרן עם הסלולרי. ברגע שמגיע דואר אלקטרוני לכתובת העסקית עם הסיומת העסקית שלי, הוא מופנה לג'ימייל האישי הפרטי שלי. משם אני יכול לקרוא אותו ללא השלכות, אבל אם אני צריך לענות עליו – העסק קצת מסתבך. אני יכול לענות עליו מחשבון הג'ימייל האישי שלי, וזה מחזיר אותנו לחסרון הברור שהלקוח פתאום מקבל תגובה למייל ששלח אליי מכתובת עם סיומת @gmail.com, כתובת שהוא לא מכיר והוא אפילו במקור לא שלח אליה את המייל.
אפשרות נוספת, אחרי שהבנתי שהגיע מייל חדש, זה לפתוח את המייל העסקי בממשק שמסופק לי עימה (לעזוב את ג'ימייל המוכר והאהוב) ולתת מענה משם. רוב הממשקים של שירותי האחסון והדומיינים העסקיים נותנים גם שירותי יומן בסיסיים שמקבילים לאלו של גוגל, ואת היומן בכל מקרה תוכלו להשאיר על הכתובת הפרטית שלכם ברוב המקרים, כך שחוץ מלהתרגל לממשק חדש (ואולי קצת פחות משוכלל ועתיר אפשרויות), ויתור על נפח אחסון גדול ואפשרויות מתקדמות.
(אני די בטוח שלא מציעים לכם אחסון של 30 גיגה בתיבות הדואר העסקיות שלכם אלא אם אתם משלמים על זה הון) והקרבה קטנה בנושאי נוחות (טיולים בין ג'ימייל לממשק שסיפקו לכם עבור הכתובת העסקית), אין פה חסרונות גדולים של ממש.
עבודה עם אאוטלוק
אם תוותרו על הממשק של גוגל וג'ימייל לחלוטין ותרצו לאמץ ממשק אחר, אולי קצת פחות מוכר, קצת פחות אהוב וקצת פחות משוכלל, תוכלו להשתמש בכתובות הדואר האלקטרוני העיסקיות שלכם דרך אאוטלוק. במקרה כזה, תהנו משירות מהיר וחלק, אמנם עם ממשק אחר, אבל כמעט נטול חסרונות עבור רוב המשתמשים הסטנדרטיים.
